Chi phí là yếu tố quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong quá trình vận hành, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính và khả năng sinh lợi. Trong đó, chi phí hợp lý là một khái niệm mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí hợp lý là gì, cách xác định các chi phí hợp lý cho doanh nghiệp và hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn. Tìm hiểu chi tiết ngay qua nội dung dưới đây!
Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Mặc dù pháp luật không đưa ra định nghĩa chính thức về chi phí hợp lý, nhưng có quy định rõ ràng về những khoản chi được phép trừ trong quá trình tính thuế. Các chi phí này cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các khoản chi được xem là hợp lý bao gồm chi phí cần thiết trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, như chi phí tiền lương, trợ cấp, chi phí khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu, và công cụ dụng cụ. Bên cạnh đó, các khoản chi phí này phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Ngoài ra, các chi phí này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và không vi phạm các quy định cấm hoặc hạn chế của pháp luật. Vì vậy, việc đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng từ và tuân thủ các quy định pháp luật là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp được hưởng các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Điều kiện để xác định chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Khi xác định chi phí hợp lý của doanh nghiệp để trừ vào thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Các điều kiện này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Điều kiện thứ nhất: Khoản chi phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là chi phí đó phải có mối liên hệ rõ ràng với việc tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp, không phải chi phí mang tính cá nhân hoặc không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Điều kiện thứ hai: Yêu cầu doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đây là yếu tố quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của chi phí. Mọi khoản chi phải được chứng minh bằng hóa đơn hợp pháp, nhằm bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và đảm bảo tính minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Điều kiện thứ ba: Áp dụng đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế giá trị gia tăng). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ tính thuế có liên quan.

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại chi phí phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong một số trường hợp, dù không có hóa đơn, các khoản chi phí này vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý trong doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế.
Tuy nhiên, để các khoản chi phí này được công nhận hợp lệ, chúng phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế. Dưới đây là các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết.
Các khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định
Theo pháp luật hiện hành, để một khoản chi phí được công nhận là hợp lý và có thể trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng khoản chi này thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có chứng từ hợp pháp (bao gồm các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán phù hợp).
Trong trường hợp doanh nghiệp không có hóa đơn nhưng vẫn có thể chứng minh được tính hợp lý của chi phí thông qua các chứng từ khác, khoản chi đó có thể được tính vào chi phí hợp lý.
Ví dụ: Doanh nghiệp thuê dịch vụ tư vấn quản lý để cải tiến quy trình sản xuất. Mặc dù không có hóa đơn VAT, nhưng doanh nghiệp có hợp đồng dịch vụ, biên lai thanh toán và các tài liệu chứng minh khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, vì vậy khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý trong doanh nghiệp.

Tiền lương, tiền công và các khoản thưởng dành cho người lao động
Tiền lương, tiền công, thưởng cho người lao động là các khoản chi phổ biến trong doanh nghiệp và được hiểu là khoản ghi nhận chi phí khi chưa có hóa đơn. Tuy nhiên, các khoản này phải được chi trả đúng quy định và có đầy đủ chứng từ thanh toán.
Thông thường, các khoản tiền này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.
Ví dụ: Một công ty phần mềm trả tiền thưởng cho nhân viên vào dịp cuối năm. Mặc dù không có hóa đơn, nhưng công ty đã ký hợp đồng lao động với nhân viên và có chứng từ thanh toán tiền thưởng qua tài khoản ngân hàng. Đây là khoản chi hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mua sắm tài sản cố định phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp
Mua sắm tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thường đi kèm với hóa đơn và chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp mua tài sản từ các cá nhân không có hóa đơn, nhưng có hợp đồng và chứng từ thanh toán hợp pháp, thì chi phí đó vẫn có thể được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: Một doanh nghiệp mua một chiếc máy cũ từ một cá nhân để phục vụ sản xuất. Mặc dù không có hóa đơn VAT vì người bán không phải là tổ chức kinh doanh, nhưng doanh nghiệp có hợp đồng mua bán và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Do đó, khoản chi này vẫn được công nhận là hợp lý.

Chi phí trang phục
Doanh nghiệp có thể chi cho nhân viên các khoản tiền hoặc vật phẩm để phục vụ công việc, đặc biệt là chi phí trang phục. Nếu chi trang phục bằng tiền, khoản chi này sẽ không được trừ nếu vượt quá 5.000.000 đồng/năm/người. Tuy nhiên, nếu chi phí trang phục bằng hiện vật có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ, toàn bộ chi phí sẽ được ghi nhận.
Ví dụ: Công ty may mặc chi 3.000.000 đồng để mua đồng phục cho nhân viên. Mặc dù khoản chi này không có hóa đơn VAT (vì công ty may không phải là tổ chức chịu thuế VAT), nhưng do doanh nghiệp có chứng từ thanh toán hợp lệ và chi phí trang phục không vượt quá mức quy định, nên khoản chi này được phép trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Thuê tài sản thuộc sở hữu cá nhân
Khi thuê tài sản thuộc sở hữu cá nhân, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán hợp lệ. Đặc biệt, khi hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp thay cá nhân nộp thuế thay, chi phí thuê tài sản được trừ nhưng không bao gồm phần thuế thay.
Ví dụ: Một doanh nghiệp thuê nhà từ một cá nhân để làm văn phòng làm việc. Mặc dù người cho thuê không phải là doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn có hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán hợp lệ.
Khi thanh toán tiền thuê, doanh nghiệp cũng phải có chứng từ chứng minh việc nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân nếu có. Chi phí thuê nhà này sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý để trừ khi xác định thuế TNDN?
Trong quy trình xác định thu nhập chịu thuế và tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), không phải tất cả các khoản chi đều cần hóa đơn để được công nhận là hợp lý. Theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện nhất định.
- Đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ: Các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ có thể được tính vào chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế TNDN, ngay cả khi không có hóa đơn, trong một số trường hợp đặc biệt.
Cụ thể, đối với các mặt hàng như nông sản, thủy sản, phế liệu, hoặc hàng hóa do cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có hóa đơn, nếu các mặt hàng này được mua trực tiếp từ người sản xuất hoặc khai thác mà không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể được trừ chi phí nếu có đủ các chứng từ hợp pháp khác.
- Các tài liệu và chứng từ cần thiết: Để các khoản chi không có hóa đơn được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết. Bao gồm hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao hàng hóa, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định của pháp luật, và chứng từ thanh toán (có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản). Các tài liệu này phải được người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký xác nhận.
- Các điều kiện đặc biệt: Đối với các khoản chi không có hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên cần phải đáp ứng các yêu cầu khác để được tính vào chi phí hợp lý.
Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế có quyền xác định lại chi phí được trừ dựa trên giá thị trường của hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự.
Hạch toán chi phí không có hóa đơn
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường gặp phải các khoản chi phí phát sinh khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không cung cấp hóa đơn. Để đảm bảo hạch toán đúng quy định và được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thực hiện đúng quy trình.

Đối với cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ để xác nhận thỏa thuận giữa hai bên.
- Chứng từ thanh toán (cho phép thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ, minh chứng việc hoàn thành giao dịch.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, phù hợp quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Với hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, ngoài các tài liệu nêu trên, cần có thêm:
- Hóa đơn bán hàng do cá nhân hoặc hộ kinh doanh đăng ký và mua từ cơ quan thuế.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng vì giá trị giao dịch đã có hóa đơn.
Lưu ý:
- Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải hoàn thành nghĩa vụ thuế như nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN trước khi được cấp hóa đơn bán hàng.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để bảo vệ quyền lợi khi cơ quan thuế kiểm tra.
Một số câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý
Chi phí thưởng cho sáng kiến hay phát minh trong công ty có được coi là chi phí hợp lý không?
Chi phí thưởng cho sáng kiến hoặc phát minh trong công ty có thể được coi là chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC). Cụ thể:
- Thực tế chi trả: Khoản thưởng phải được công ty thực hiện thanh toán và có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
- Quy định rõ ràng: Điều kiện được nhận thưởng và mức thưởng phải được ghi cụ thể trong các tài liệu như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, hoặc quy chế thưởng của công ty.
Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Các khoản chi phí tiếp khách, quà tặng khách hàng có được tính vào chi phí hợp lý không?
Chi phí tiếp khách và quà tặng khách hàng có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi). Cụ thể:
- Liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi phải phục vụ mục đích tri ân hoặc hỗ trợ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi phải có hóa đơn và chứng từ theo quy định pháp luật.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí đào tạo nhân viên có cần hóa đơn chứng từ gì để được coi là hợp lý?
Chi phí đào tạo nhân viên được coi là hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, doanh nghiệp cần có hóa đơn, chứng từ hợp pháp như hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo, hóa đơn chi phí đào tạo và các tài liệu hỗ trợ khác như quyết định cử nhân viên đi học hoặc cam kết làm việc tại công ty sau đào tạo.
Nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngoài ra, chi phí đào tạo không phải là tài sản cố định mà phải phân bổ dần vào chi phí trong tối đa 3 năm.
Chi phí quảng cáo, marketing trên các nền tảng trực tuyến có được xem là chi phí hợp lý không?
Chi phí quảng cáo và marketing trên các nền tảng trực tuyến được coi là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC). Cụ thể:
- Phục vụ hoạt động kinh doanh: Chi phí phải liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Cần có hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán theo đúng quy định pháp luật.
- Thanh toán qua ngân hàng: Đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT), yêu cầu sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.
Tóm lại, hiểu rõ khái niệm chi phí hợp lý là gì và cách áp dụng đúng các quy định về chi phí hợp lý trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Để đảm bảo các chi phí hợp lý được ghi nhận đúng cách, doanh nghiệp cần nắm vững các yêu cầu về chứng từ, hóa đơn và các quy định của pháp luật liên quan.
Nếu doanh nghiệp cần sự tư vấn chuyên nghiệp và dịch vụ kế toán thuế toàn diện, Thuế Quang Huy sẵn sàng đồng hành. Chúng tôi cung cấp giải pháp kế toán và thuế hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tuân thủ các quy định thuế.
Hãy liên hệ với Thuế Quang Huy để nhận được sự hỗ trợ tận tâm và chuyên nghiệp!