Trong quá trình mở rộng và phát triển, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa điểm trụ sở để phù hợp với mục tiêu tăng trưởng, định hướng công ty hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh phải tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý nghiêm ngặt.
Điều này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định. Dưới đây, Thuế Quang Huy sẽ hướng dẫn chi tiết cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh (GPKD) theo quy định mới nhất năm 2024. Mời bạn theo dõi!
Cơ sở pháp lý quy định về thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: Quy định toàn diện về việc thành lập, quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động của doanh nghiệp.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và quy trình đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT: Cung cấp hướng dẫn cụ thể cho từng bước trong quy trình đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP: Xác định các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, cùng với các mức phạt và biện pháp khắc phục.
- Thông tư 105/2020/TT-BTC: Đưa ra hướng dẫn về thủ tục và hồ sơ liên quan đến đăng ký thuế với cơ quan thuế.
- Thông tư 47/2019/TT-BTC: Quy định về mức lệ phí và chế độ quản lý lệ phí đăng ký doanh nghiệp cùng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp.
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở công ty là địa điểm liên lạc chính thức của doanh nghiệp nằm trong lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Địa chỉ trụ sở công ty bao gồm thông tin như: số nhà, ngách, hẻm, phố, đường, và các đơn vị hành chính như xã, phường, quận, huyện. Đồng thời, thông tin liên hệ như số điện thoại, fax và địa chỉ email cũng cần được cung cấp. (Quy định tại điều 42 của Luật Doanh nghiệp năm 2020)
Ngoài ra, theo khoản c, điều 3 của Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, chung cư hoặc nhà tập thể không được sử dụng làm địa chỉ trụ sở chính trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi địa chỉ sang một địa điểm khác. Quy định này nhằm bảo đảm không phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến sinh hoạt của cư dân.
Khi nào cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?
Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là thủ tục hành chính bắt buộc doanh nghiệp cần thực hiện khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở thuộc 3 trường hợp sau:
- Thay đổi địa chỉ kinh doanh trong cùng khu vực quận/huyện.
Ví dụ: Công ty Marketing tại Quận 3, TP.HCM chuyển văn phòng từ đường Võ Văn Tần sang đường Lý Chính Thắng.
- Di chuyển đến quận/huyện khác trong cùng tỉnh/thành phố
Ví dụ: Cửa hàng thời trang tại Hà Nội chuyển từ quận Đống Đa sang quận Hai Bà Trưng.
- Chuyển địa điểm sang tỉnh/thành phố mới
Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất tại Bình Dương mở rộng và chuyển trụ sở chính sang TP.HCM.
Mỗi trường hợp thay đổi địa chỉ công ty đều yêu cầu các thủ tục pháp lý khác nhau tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, hãy cùng theo dõi trình tự các bước cần thực hiện và chi tiết yêu cầu hồ sơ ở phần dưới đây.
Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh trực tiếp
Khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, quy trình thực hiện có thể khác nhau tùy thuộc vào việc địa chỉ mới nằm trong cùng quận/huyện/thành phố hay thuộc khu vực khác. Dưới đây là hướng dẫn các bước cần thực hiện cho 2 trường hợp này, mời bạn theo dõi!
Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh cùng quận/huyện/thành phố
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Để thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu tài liệu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Quyết định và biên bản họp: Tùy thuộc vào loại hình công ty, cụ thể:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Quyết định kèm biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: Quyết định kèm biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
- Công ty hợp danh: Quyết định kèm biên bản họp của các thành viên hợp danh.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp.
Lưu ý: Các quyết định và biên bản họp phải nêu rõ các nội dung được thay đổi trong Điều lệ công ty.
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty
- Bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) còn hiệu lực các giấy tờ sau:
- Đối với công dân nước Việt Nam: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu Việt Nam.
- Đối với công dân nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú do cơ quan quản lý Xuất nhập cảnh cấp.
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Phòng đăng ký kinh doanh (ĐKKD) nơi doanh nghiệp đã đăng ký
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp sẽ đặt trụ sở mới. Bạn có thể tham khảo danh sách địa chỉ Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT tại các tỉnh, thành phố qua website Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh sau đó sẽ kiểm tra hồ sơ để đảm bảo mọi thông tin và tài liệu là hợp lệ trước khi xử lý. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, bạn cần bổ sung và điều chỉnh hồ sơ theo hướng dẫn của cán bộ tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ giấy tờ theo quy định, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy hẹn trả kết quả.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp
Người đại diện hợp pháp của công ty (hoặc người được uỷ quyền) nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thời gian căn cứ trên Giấy hẹn trả kết quả. Thời gian xử lý trong vòng 3 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đăng bố cáo chính thức về việc thay đổi địa chỉ trụ sở trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh, và website chính thức của công ty.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khác quận/huyện/thành phố
Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển thuế lên cơ quan thuế cũ để chốt thuế
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đến quận/huyện/thành phố khác cần nộp hồ sơ chuyển thuế lên cơ quan thuế cũ để thực hiện việc chốt thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
- Biểu mẫu điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (tờ khai 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)
- Bản sao Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy phép tương đương.
Khi doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ để thực hiện chuyển thuế, cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn chưa hoàn tất việc chốt hóa đơn hoặc còn nợ thuế, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn.
Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST). Thông báo này sẽ được cấp tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế, nơi doanh nghiệp đã nộp hồ sơ.
Bước 2: Thực hiện đăng ký với cơ quan thuế nơi chuyển đến
Để thực hiện đăng ký mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Mẫu số 09-MST
- Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Quyết định kèm bản sao biên bản họp theo quy định từng mô hình công ty
- Giấy ủy quyền
Bước 3: Thực hiện tương tự như thủ tục thay đổi trụ sở công ty cùng quận/huyện/thành phố
Lưu ý: Khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, cần chú ý doanh nghiệp đang được quản lý bởi Cục Thuế hay Chi cục Thuế để nộp hồ sơ đúng cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp do Cục Thuế cấp tỉnh/thành phố quản lý: Một công ty 100% vốn đầu tư nhà nước trụ sở chính tại Hà Nội, khi thay đổi địa chỉ văn phòng, cần thực hiện thủ tục tại Cục Thuế Hà Nội.
- Doanh nghiệp do Chi cục Thuế cấp quận/huyện quản lý: Một cửa hàng nhỏ ở quận 3, TP.HCM, khi chuyển địa chỉ từ một con phố sang một con phố khác trong cùng quận, sẽ thực hiện các thủ tục tại Chi cục Thuế quận 3.
Cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh online
Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh giờ đây có thể thực hiện trực tuyến, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Thay vì đến cơ quan hành chính, bạn chỉ cần sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh với các thao tác đơn giản như sau.
Cách thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng chữ ký số công cộng
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn, thực hiện kê khai các biểu mẫu trực tuyến, nộp giấy tờ cần thiết và thanh toán các lệ phí theo yêu cầu.
Bước 2: Sau khi gửi hồ sơ, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho bạn qua mạng thông tin điện tử. Ngược lại, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng để bạn thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
Cách thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD online bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Các bước thực hiện tương tự với cách sử dụng chữ ký số công cộng, nhưng bạn cần chú ý 2 điểm sau:
- Đăng nhập bằng thông tin tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh
- Đính kèm văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
Lưu ý: Nếu hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ online đã được xác nhận hợp lệ, bạn cần nộp bản giấy đến Phòng Đăng ký Kinh doanh để nhận kết quả, bao gồm: tổng hợp tài liệu đã nộp online, giấy biên nhận điện tử và minh chứng hợp lệ.
Chi phí và thời gian thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thông thường, hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ, thời gian xử lý sẽ kéo dài do doanh nghiệp cần bổ sung theo yêu cầu. Đồng thời, lệ phí xử lý sẽ khác nhau tùy theo từng hình thức đăng ký, cụ thể:
|
Hình thức |
Thời hạn xử lý | Phí đăng ký doanh nghiệp |
Phí bố cáo thông tin đăng ký doanh nghiệp |
| Trực tiếp | 3 ngày làm việc | 50.000 Đồng | 100.000 Đồng |
| Trực tuyến | 3 ngày làm việc | 0 Đồng | 100.000 Đồng |
| Bưu chính | 3 ngày làm việc | 50.000 Đồng | 100.000 Đồng |
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?
Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan để thay đổi địa chỉ, bạn cần thực hiện các công việc sau đây để đồng bộ hóa các thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Điều này hạn chế việc gây nhầm lẫn cho các đối tác, khách hàng và giúp cơ quan chính quyền dễ dàng quản lý các vấn đề liên quan.
Khắc lại con dấu công ty
Theo quy định Nội dung con dấu doanh nghiệp thường bao gồm các thông tin sau: mã số thuế, tên công ty, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Do đó, khi thay đổi địa chỉ, con dấu cũng phải cập nhật để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các tài liệu mà công ty ký kết hoặc chứng nhận.
Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn công ty
Việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn công ty bạn cần lưu ý 2 điểm sau:
- Đối với hóa đơn giấy: Nếu thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, bạn cần phải khắc dấu mới với tên công ty và địa chỉ mới lên hóa đơn cũ và gửi công văn đến Chi cục Thuế để xin phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn này.
- Đối với hóa đơn điện tử: Gửi đề nghị điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế. Sau đó, thông báo cho bên phát hành hóa đơn để cập nhật thông tin mới trên hệ thống.
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến các cơ quan quản lý liên quan
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở cần phải thông báo cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để cập nhật thông tin mới, đảm bảo rằng mọi dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp được quản lý chính xác. Điều này giúp hạn chế những rắc rối pháp lý có thể phát sinh như sai lệch trong hồ sơ thuế, hợp đồng.
Treo biển hiệu tại địa chỉ mới của công ty
Treo biển hiệu tại địa chỉ mới của công ty là cần thiết để cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng, đối tác dễ dàng nhận diện, liên hệ với công ty. Ngoài ra, điều này giúp tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp từ đó thu hút thêm khách hàng tiềm năng.
Thực hiện các thủ tục cần thiết khác
Bạn cần thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, và nhà cung cấp về địa chỉ mới của doanh nghiệp. Đồng thời, cập nhật trên toàn bộ tài liệu liên quan đến công ty, bao gồm website, tài liệu tiếp thị, hợp đồng, và các tài liệu liên quan khác. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin liên hệ đồng nhất chính xác, tránh những sự cố về liên lạc hoặc giao dịch không mong muốn.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh tại Thuế Quang Huy
Thuế Quang Huy tự hào là đối tác hỗ trợ pháp lý hàng đầu với hơn 13 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành tư vấn thành lập doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh và các dịch vụ pháp lý khác tại TP. HCM với cam kết uy tín, chi phí cạnh tranh với ưu điểm như sau:
- Xử lý nhanh chóng: Quá trình hoàn tất thủ tục nhanh chóng chỉ trong vòng 3-4 ngày.
- Dịch vụ chuyên nghiệp: Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo mọi tài liệu, quy trình chấp hành đúng theo quy định pháp luật, hạn chế mọi rủi ro ảnh hưởng đến xử lý và phê duyệt của các cơ quan pháp lý.
- Chi phí rõ ràng và hợp lý: Mọi dịch vụ đều được cung cấp báo giá chi tiết cùng kế hoạch cụ thể, phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
- Tư vấn miễn phí: Hỗ trợ tư vấn toàn diện về thành lập doanh nghiệp, kế toán, pháp lý, đồng hành cùng bạn 24/7 trong suốt quá trình.
Mời bạn tham khảo tổng chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh tại Thuế Quang Huy:
- Đối với trường hợp cùng quận/huyện/tỉnh
|
Loại phí |
Chi tiết |
Thành tiền |
| Phí dịch vụ tại Thuế Quang Huy | Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp được áp dụng tại Thuế Quang Huy | 500.000 VNĐ |
| Lệ phí nhà nước |
|
500.000 VNĐ |
| Tổng chi phí | 1.000.000 VNĐ | |
| Thời gian xử lý: Trong vòng 03 – 04 ngày làm việc. | ||
- Đối với trường hợp khác quận/huyện/tỉnh
|
Loại phí |
Chi tiết |
Thành tiền |
| Phí dịch vụ tại Thuế Quang Huy | Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp được áp dụng tại Thuế Quang Huy | 500.000 VNĐ |
| Lệ phí nhà nước |
|
2.900.000 VNĐ |
| Tổng chi phí | 3.400.000 VNĐ | |
| Thời gian xử lý: Trong vòng 14-15 ngày làm việc (trong đó, thời gian chuyển khu vực là 10 ngày). | ||
Thuế Quang Huy luôn lắng nghe nhu cầu của bạn, cung cấp tư vấn chi tiết và báo giá, cùng những giải pháp tối ưu phù hợp với ngân sách và yêu cầu của bạn. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ của chúng tôi để nhận được hỗ trợ tận tình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Một số câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thời hạn để thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là bao lâu?
Thời hạn để thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, theo Khoản 2 Điều 30 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Ví dụ: Công ty bạn thay đổi địa chỉ trụ sở từ quận 1 sang quận 2 vào ngày 1 tháng 8, bạn cần phải hoàn tất việc thông báo và nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ cho Phòng Đăng ký kinh doanh trước ngày 11 tháng 8. Nếu quá hạn, công ty sẽ bị phạt hành chính.
Khi thay đổi trụ sở công ty, doanh nghiệp có bắt buộc phải quyết toán thuế tại địa chỉ cũ trước không?
Không bắt buộc phải quyết toán thuế tại địa chỉ cũ nhưng doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục “chốt thuế,” gồm thông báo chuyển địa điểm và chốt tình hình kê khai, nộp thuế. Cơ quan thuế sẽ xác nhận và chuyển quản lý thuế đến cơ quan mới, thủ tục này phải hoàn tất trong vòng 10 ngày kể từ khi thay đổi.
Khi đang nộp hồ sơ chốt thuế để thay đổi trụ sở công ty, doanh nghiệp có được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng không?
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, quyền xuất hóa đơn của công ty không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, cần cập nhật thông tin trên hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
Doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh sẽ bị xử lý như thế nào?
Căn cứ Điều 44, Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, công ty có thể bị xử phạt hành chính nếu không thực hiện đúng thời hạn, với mức phạt được quy định dưới đây.
|
Thời hạn vi phạm |
Mức phạt |
|
Trễ hạn từ 01 – 10 ngày |
Cảnh Cáo |
|
Trễ hạn từ 11 – 30 ngày |
3.000.000 – 5.000.000 đồng |
|
Trễ hạn từ 31 – 90 ngày |
5.000.000 – 10.000.000 đồng |
|
Trễ hạn từ 91 ngày trở lên |
10.000.000 – 20.000.000 đồng |
|
Không đăng ký |
20.000.000 – 30.000.000 đồng |
Như vậy bài viết trên đã cung cấp những thông tin hữu ích liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh như: hồ sơ yêu cầu, trình tự thực hiện, chi phí và thời gian. Qua đó, giúp bạn hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ tài liệu yêu cầu theo quy định pháp luật để quá trình diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm dịch vụ hỗ trợ uy tín, chuyên nghiệp trong việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, hãy liên hệ ngay với Thuế Quang Huy. Chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp hiệu quả đảm bảo mọi thủ tục liên quan đến giấy phép kinh doanh và đăng ký doanh nghiệp được thực hiện chính xác với chi phí cạnh tranh. Hãy liên hệ ngay để nhận được tư vấn miễn phí.
