Căn cước công dân (CCCD) gắn chip đang dần thay thế hoàn toàn chứng minh nhân dân (CMND) cũ, kéo theo yêu cầu cập nhật thông tin trên các giấy tờ quan trọng, trong đó có giấy phép kinh doanh. Việc chậm trễ hoặc bỏ sót có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có, khó khăn khi thực hiện thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp như mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng hoặc nộp hồ sơ thuế. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tính hợp pháp hồ sơ doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì và lưu ý điều gì để tránh sai sót? Cùng tìm hiểu chi tiết để đảm bảo quyền lợi và duy trì hoạt động kinh doanh đúng theo quy định pháp luật.
Văn bản pháp luật quy định về cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về thành lập, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có nội dung trên Giấy phép kinh doanh.
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP: Căn cứ xác định vi phạm, hình thức và mức phạt, biện pháp khắc phục trong sai phạm trong đăng ký thông tin doanh nghiệp.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, cập nhật và điều chỉnh nội dung trên Giấy phép kinh doanh.
Lý do phải cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh?
Cập nhật thông tin CCCD trên Giấy phép kinh doanh là yêu cầu bắt buộc khi có thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro trong giao dịch và hoạt động kinh doanh.
Đồng thời, theo khoản 3 Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh thông tin số giấy tờ pháp lý trong vòng 10 ngày kể từ khi có thay đổi để đảm bảo tính hợp lệ của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là hai trường hợp cần thực hiện thay đổi CCCD trên đăng ký kinh doanh:
- Thay đổi từ CMND sang CCCD
Khi người đại diện theo pháp luật được cấp CCCD gắn chíp thay thế CMND cũ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin này để đảm bảo đồng bộ với cơ quan quản lý, ngân hàng và đối tác. Nếu không cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch tài chính.
Ví dụ, khi mở tài khoản ngân hàng hoặc ký kết hợp đồng vay vốn, nếu thông tin trên giấy phép kinh doanh vẫn là số CMND cũ, ngân hàng có thể yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ xác nhận, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ giao dịch.
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Việc bổ nhiệm người đại diện mới đồng nghĩa với việc phải cập nhật CCCD của cá nhân này trên giấy phép kinh doanh để hợp thức hóa quyền hạn và trách nhiệm. Nếu thông tin không khớp, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro pháp lý khi thực hiện các thủ tục như kê khai thuế, ký hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch thương mại.
Ví dụ, một công ty thay đổi giám đốc điều hành – người đại diện pháp luật của công ty, nhưng chưa cập nhật thông tin thay đổi trên giấy phép kinh doanh. Khi ký hợp đồng với đối tác, nếu đối tác phát hiện thông tin không trùng khớp với hồ sơ pháp lý, họ có thể từ chối giao dịch, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Hướng dẫn thay đổi, cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh
Khi người đại diện theo pháp luật hoặc chủ doanh nghiệp được cấp CCCD mới, việc cập nhật số CCCD trên giấy phép kinh doanh là bắt buộc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện thay đổi CCCD trên giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng và đúng quy định.
Thủ tục cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh trực tiếp
Chuẩn bị hồ sơ thay đổi cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo quá trình cập nhật diễn ra nhanh chóng và chính xác. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT. Đây là biểu mẫu chính thức để thông báo về việc thay đổi số CCCD.
- Bản sao công chứng CCCD mới của người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp hoặc thành viên hợp danh tùy loại hình doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Đối với người ủy quyền là công dân Việt Nam: Cung cấp bản sao CCCD, CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
- Đối với người ủy quyền là người nước ngoài: Cung cấp hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định.
Nộp hồ sơ và lệ phí thay đổi cập nhật CCCD
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí:
- 50.000 đồng nếu việc cập nhật CCCD làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Miễn phí nếu việc thay đổi không ảnh hưởng đến nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ví dụ: Nếu một công ty TNHH hai thành viên trở lên có người đại diện theo pháp luật thay đổi số CCCD nhưng giữ nguyên các thông tin khác như loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ việc cập nhật này sẽ không mất phí. Tuy nhiên, nếu việc thay đổi CCCD dẫn đến cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải nộp lệ phí 50.000 đồng.
Nhận kết quả thay đổi
Sau khi nộp hồ sơ thay đổi cập nhật CCCD, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan này sẽ kiểm tra và cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp có thể nhận các tài liệu sau.
- Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu có yêu cầu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp có thay đổi thông tin trên giấy phép.
Thủ tục thay đổi CCCD trên giấy phép kinh doanh online
Việc thay đổi CCCD trên giấy phép kinh doanh có thể thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một phương thức thuận tiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu tương tự với hình thức trực tiếp và thực hiện các bước thủ tục thay đổi số CMND trên giấy phép kinh doanh qua mạng theo hướng dẫn sau.
Bước 1: Chọn phương thức nộp trực tuyến
Bạn có thể lựa chọn một trong hai cách thức như sau:
- Cách 1: Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
- Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn và đăng ký tài khoản.
- Đăng nhập, chọn mục Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nhập thông tin thay đổi, tải lên các tài liệu cần thiết.
- Xác nhận và gửi hồ sơ trực tuyến.
- Cách 2: Sử dụng chữ ký số điện tử
- Chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín (VD: Viettel, VNPT, BKAV).
- Cài đặt và tích hợp chữ ký số vào tài khoản doanh nghiệp.
- Truy cập Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, chọn nộp hồ sơ bằng chữ ký số.
- Ký và xác thực hồ sơ trước khi gửi.
Bước 2. Xử lý hồ sơ và nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận biên nhận điện tử. Trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ xem xét hồ sơ, nếu hợp lệ doanh nghiệp nhận kết quả và giấy phép mới trực tuyến hoặc tại cơ quan đăng ký. Trường hợp cần chỉnh sửa hệ thống sẽ thông báo lý do để doanh nghiệp sửa đổi và nộp lại.
Biểu mẫu thay đổi CMND sang CCCD trên giấy phép kinh doanh
Doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin sử dụng Phụ lục II-5 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Mức phạt chậm cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh
Chậm cập nhật số CCCD trên Giấy phép kinh doanh sau 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP tùy theo mức độ vi phạm:
- Từ 1 đến 10 ngày chậm: Cảnh cáo.
- Từ 11 đến 30 ngày chậm: Phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng.
- Từ 31 đến 90 ngày chậm: Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.
- Từ 91 ngày trở lên: Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.
- Không thực hiện cập nhật: Phạt từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng.
Cập nhật thông tin CCCD trên Giấy phép kinh doanh là bước quan trọng để đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn chính xác, tránh rủi ro trong các giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, thủ tục này có thể phức tạp nếu bạn không nắm rõ hồ sơ và quy trình. Để hạn chế những sai phạm không đáng có ảnh hưởng tới quá trình vận hành doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc sử dụng các giải pháp hỗ trợ đến từ các đơn vị chuyên nghiệp.
Thuế Quang Huy hỗ trợ cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh nhanh chóng
Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán – Thuế Thuế Quang Huy được điều hành bởi ông Lưu Văn Tuấn là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính và quản trị doanh nghiệp. Ông Tuấn sở hữu chứng chỉ Kiểm toán viên CPA cũng là hội viên của Hội Kiểm toán viên Việt Nam (VACPA) và Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA). Trải qua nhiều năm công tác tại các ngân hàng lớn và doanh nghiệp hàng đầu, ông đã dẫn dắt Thuế Quang Huy trở thành một trong những đơn vị tư vấn pháp lý doanh nghiệp đáng tin cậy.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, Thuế Quang Huy cung cấp giải pháp về kế toán, thuế, thành lập doanh nghiệp hỗ trợ các thủ tục pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định chính xác.
Thuế Quang Huy hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh nhanh chóng với quy trình.
- Bước 1: Tư vấn miễn phí về thủ tục và hồ sơ cần thiết.
- Bước 2: Soạn thảo hồ sơ gồm thông báo thay đổi thông tin, bản sao CCCD mới, giấy ủy quyền (nếu có).
- Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tại nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Bước 4: Theo dõi quá trình xử lý và cập nhật tình trạng hồ sơ.
- Bước 5: Nhận kết quả và bàn giao giấy phép kinh doanh đã cập nhật thông tin đến tận nơi miễn phí.
Bên cạnh dịch vụ cập nhật CCCD, Thuế Quang Huy còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thay đổi quan trọng khác trên giấy phép kinh doanh, bao gồm:
- Thay đổi tên công ty: Điều chỉnh tên doanh nghiệp theo đúng quy định, đảm bảo thống nhất trên mọi giấy tờ pháp lý.
- Thay đổi người đại diện pháp luật: Hỗ trợ thủ tục thay đổi người đại diện nhanh chóng, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Tư vấn và thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên toàn quốc.
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Cập nhật ngành nghề phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Tăng/giảm vốn điều lệ: Hỗ trợ thay đổi vốn điều lệ theo nhu cầu mở rộng hoặc tái cơ cấu tài chính doanh nghiệp.
Cam kết dịch vụ của Thuế Quang Huy
- Hỗ trợ toàn diện: Tư vấn đầy đủ các vấn đề pháp lý liên quan, đảm bảo doanh nghiệp không gặp rủi ro.
- Chi phí hợp lý, minh bạch: Không phát sinh chi phí ẩn, cam kết báo giá rõ ràng ngay từ đầu.
- Dịch vụ tận tâm: Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện.
Câu hỏi thường gặp về cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh
Thay đổi số CCCD trên GPKD có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Không cần thiết. Thông tin doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư được đồng bộ với Tổng cục Thuế. Khi cập nhật số CCCD trên Giấy phép kinh doanh, dữ liệu sẽ tự động cập nhật trong hệ thống thuế, nên doanh nghiệp không cần gửi thông báo riêng.
Giám đốc công ty thay đổi CMND sang CCCD có cần cập nhật nội dung đăng ký kinh doanh không?
Khi giám đốc công ty thay đổi từ CMND sang CCCD, doanh nghiệp không cần phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu chỉ thay đổi thông tin cá nhân của giám đốc, vì việc này không làm thay đổi nội dung chính của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 64 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo yêu cầu cập nhật thông tin số CCCD mới tới Phòng Đăng ký kinh doanh để bổ sung vào hồ sơ và cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia mà không cần thực hiện thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận.
Thay đổi CCCD của người đại diện pháp luật, bao lâu có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới?
Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải cập nhật CCCD mới của người đại diện pháp luật. Trong vòng 03 ngày sau khi Cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Tóm lại, cập nhật CCCD trên giấy phép kinh doanh là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện khi có sự thay đổi thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện theo thủ tục mà Thuế Quang Huy đã hướng dẫn ở nội dung trên, đảm bảo tính chính xác của thông tin pháp lý, tránh rủi ro khi giao dịch và tuân thủ đúng quy định.
Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ các vấn đề pháp luật liên quan đến điều chỉnh nội dung Giấy phép kinh doanh, hãy lên hệ ngay với Thuế Quang Huy để được tư vấn miễn phí.
