Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động sang thị trường mới, mở văn phòng đại diện là một lựa chọn chiến lược đáng cân nhắc. Văn phòng đại diện không chỉ giúp công ty tiếp cận khách hàng và đối tác tại thị trường mới một cách trực tiếp và hiệu quả hơn, mà còn thể hiện sự cam kết và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra đúng quy định và thuận lợi, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các điều kiện và quy định pháp lý cần thực hiện. Trong bài viết này Thuế Quang Huy sẽ cung cấp thông tin về văn phòng đại diện, điều kiện, hồ sơ và thủ tục cần thiết để mở văn phòng đại diện. Tìm hiểu chi tiết ngay!
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020. Văn phòng đại diện được ủy quyền để đại diện và bảo vệ quyền, và lợi ích của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh và không hoạt động vì mục đích sinh lời. Văn phòng đại diện có mã số thuế riêng gồm 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân và không bắt buộc phải có con dấu công ty.
Ngoài ra, văn phòng đại diện cũng sở hữu giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, thường được gọi là giấy phép kinh doanh cho văn phòng đại diện.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường và bảo vệ lợi ích của mình. Mặc dù không có chức năng kinh doanh và không tạo ra doanh thu, văn phòng đại diện thực hiện nhiều nhiệm vụ thiết yếu khác, bao gồm:
- Là văn phòng liên lạc của doanh nghiệp.
- Thực hiện hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin thị trường.
- Hỗ trợ doanh nghiệp mẹ tiếp cận các thị trường và tìm kiếm các đối tác mới.
- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu và phân tích thị trường.
- Quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài nơi đặt trụ sở chính.
- Xúc tiến và thực hiện giao dịch thay mặt cho công ty mẹ.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Để mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, có một số điều kiện cần thiết phải được đáp ứng:
- Chức năng đại diện: Văn phòng đại diện phải có chức năng đại diện ủy quyền cho doanh nghiệp mẹ và không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh.
- Tên gọi: Tên của văn phòng đại diện phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, không trùng với tên của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang hoặc tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Nó cần phải bao gồm cụm từ “văn phòng đại diện” theo sau là tên của doanh nghiệp mẹ.
- Hình thức tên: Tên của văn phòng đại diện phải được viết hoa hoặc viết bằng kí tự nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của công ty mẹ.
- Ký kết hợp đồng: Mọi hợp đồng được ký kết bởi văn phòng đại diện phải được ủy quyền và đóng dấu bởi doanh nghiệp mẹ. Văn phòng đại diện không có thẩm quyền tự mình ký kết hợp đồng.
- Trụ sở: Mỗi văn phòng đại diện phải có trụ sở địa chỉ riêng, và tuân thủ tất cả các quy định về địa chỉ trụ sở theo quy định của pháp luật.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Nếu đã đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định để mở văn phòng đại diện. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện các bước đăng ký đúng quy định. Dưới đây là thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cụ thể.
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Quy trình đăng ký mở văn phòng đại diện phải tuân thủ nhiều điều kiện và thủ tục theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện gồm các bước cụ thể như sau:
- Thông báo mở văn phòng đại diện do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký kết.
- Bản sao quyết định thành lập từ Hội đồng thành viên (đối với công ty có từ hai thành viên trở lên) hoặc từ chủ sở hữu (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên), và biên bản họp về việc mở văn phòng đại diện.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức đại diện mở văn phòng đại diện.
Trình tự các bước thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký văn phòng đại diện cho công ty, quy trình đăng ký yêu cầu chuẩn bị và thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty
Thu thập và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện theo quy định, bao gồm thông báo thành lập và các giấy tờ pháp lý liên quan.
Bước 2: Nộp hồ sơ xét duyệt tại Cơ quan có thẩm quyền
Nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan tới Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện.
Ví dụ, doanh nghiệp muốn đặt văn phòng đại diện tại Đồng Nai thì cần phải nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai.
Doanh nghiệp có thể chọn nộp hồ sơ thông qua một trong ba cách sau:
- Cách 1: Nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
- Cách 2: Sử dụng dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost) để gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
- Cách 3: Nộp online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Nhận kết quả chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xét duyệt hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện và gửi thông báo cho doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, hay bổ sung đầy đủ, doanh nghiệp cần nộp lại hồ sơ.
Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu riêng. Tuy nhiên để thuận tiện cho các hoạt động pháp lý khác, doanh nghiệp vẫn nên tiến hành khắc dấu cho văn phòng đại diện.
Lưu ý rằng đối với các công ty nước ngoài, quy trình và yêu cầu có thể phức tạp hơn. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo thông tin cụ thể về thủ tục mở văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp, tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và chi phí, các công ty nên chú ý đến một số điểm quan trọng sau:
Trước khi thành lập văn phòng đại diện
- Tên của văn phòng đại diện phải tuân thủ các yêu cầu về đặt tên được quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Tránh đặt tên sai quy định, trùng, hoặc dễ gây nhầm lẫn để không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành quy trình đăng ký mở văn phòng đại diện.
- Xác định địa chỉ văn phòng đại diện chính xác, bao gồm số nhà, tên đường, thôn, xóm, khu phố, quận, huyện, tỉnh/thành phố.
- Khi điền thông tin, người đứng đầu văn phòng đại diện cần cung cấp địa chỉ thường trú và các thông tin liên quan đến nơi ở hiện tại, bao gồm số nhà, tên đường, thôn, xóm, khu định cư, thị trấn, quận, huyện, thị xã, tỉnh/thành phố.
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện cần có chứng thực hiện hạn trong 6 tháng.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện
- Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, văn phòng đại diện phải gắn biển văn phòng đại diện. Tương tự như trụ sở chính, văn phòng đại diện cũng phải thực hiện gắn biển với các nội dung sau: Mã số thuế, tên văn phòng đại diện và địa chỉ của văn phòng đại diện.
- Nếu có bất kỳ thay đổi nào về nội dung sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi để đảm bảo sự hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật.
- Trường hợp công ty mở văn phòng đại diện trong thời gian miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài.
Để đảm bảo quy trình đăng ký văn phòng đại diện công ty diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, việc lựa chọn một đối tác tin cậy và có kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Dịch vụ mở văn phòng đại diện của Thuế Quang Huy là một lựa chọn đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất mọi thủ tục mở văn phòng đại diện.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nhanh chóng của Thuế Quang Huy
Công ty Thuế Quang Huy là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp và kế toán, thuế uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Thuế Quang Huy đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp thành lập và vận hành hiệu quả.
Trong đó, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty của Thuế Quang Huy là một trong những dịch vụ được nhiều khách hàng lựa chọn. Với quy trình rõ ràng, thủ tục đơn giản và giá cả hợp lý, Thuế Quang Huy cam kết giúp khách hàng hoàn thành việc đăng ký văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp.
Tại sao nên chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Thuế Quang Huy?
Mở văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh. Thuế Quang Huy cung cấp dịch vụ mở văn phòng đại diện chuyên nghiệp, mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng:
- Thuế Quang Huy hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ, thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc đăng ký văn phòng đại diện, giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
- Đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm của Thuế Quang Huy sẽ hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc về thủ tục pháp lý và các vấn đề khác liên quan khi mở văn phòng đại diện.
- Thuế Quang Huy cam kết thực hiện dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
- Thuế Quang Huy cung cấp dịch vụ mở văn phòng đại diện với chi phí hợp lý, minh bạch, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí.
Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Thuế Quang Huy
Quy trình dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện tại Thuế Quang Huy được thiết kế chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu quả và minh bạch cho khách hàng.
- Bước 1: Nhận yêu cầu, thông tin từ khách hàng và tư vấn
Thuế Quang Huy sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng, tư vấn về loại hình văn phòng đại diện phù hợp, các thủ tục pháp lý cần thiết và chi phí dự kiến.
- Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mở văn phòng đại diện
Nhân viên Thuế Quang Huy sẽ hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ mở văn phòng đại diện, đảm bảo đầy đủ và chính xác, gửi khách hàng ký tên trong vòng 01 ngày làm việc.
- Bước 3: Nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện
Thuế Quang Huy sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa chỉ của công ty.
- Bước 4: Nhận kết quả mở văn phòng đại diện
Thuế Quang Huy sẽ thay mặt doanh nghiệp đi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi hồ sơ được xét duyệt.
- Bước 5: Công bố thông tin thành lập văn phòng đại diện
Thuế Quang Huy sẽ đại diện doanh nghiệp công bố thông tin mở văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia.
- Bước 6: Bàn giao hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thuế Quang Huy sẽ bàn giao hồ sơ đầy đủ cho doanh nghiệp tại địa chỉ theo yêu cầu.
- Bước 7: Tư vấn các thủ tục sau mở văn phòng đại diện
Thuế Quang Huy sẽ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục sau khi mở văn phòng đại diện, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Thuế Quang Huy
Tại Thuế Quang Huy, quý khách hàng có thể mở văn phòng đại diện với mức phí trọn gói chỉ từ 900.000 đồng. Quy trình được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
Thời gian hoàn thành quy trình mở văn phòng đại diện tại Thuế Quang Huy dao động từ 3 đến 4 ngày làm việc. Cụ thể:
- Trong ngày đầu tiên, chúng tôi sẽ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ khách hàng ký, sau đó nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Trong 3 ngày tiếp theo, hồ sơ của quý khách sẽ được Sở Kế hoạch và Đầu tư xử lý và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Sau khi hoàn tất, chúng tôi sẽ nhận giấy chứng nhận và bàn giao cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện
Khi bạn sử dụng một sản phẩm hay một dịch vụ nào đó thì không thể tránh những thắc mắc thường gặp phải, sau đây là những câu hỏi thường gặp phải khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:
Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?
Nếu bạn cần một địa chỉ để tiện giao dịch với đối tác và khách hàng tại nhiều địa điểm mà không có ý định kinh doanh trực tiếp, thì nên mở văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một địa chỉ để vừa giao dịch vừa thực hiện các hoạt động kinh doanh để tạo ra lợi nhuận, thì lựa chọn chi nhánh công ty sẽ phù hợp hơn. Quyết định này phụ thuộc vào mục đích cụ thể và chiến lược mở rộng kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Bên cạnh dịch vụ mở văn phòng đại diện công ty, Thuế Quang Huy còn cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty cho mọi doanh nghiệp. Liên hệ với Thuế Quang Huy để được tư vấn chi tiết!
Biểu mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện gồm những thông tin gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, không có quy định cụ thể về biểu mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tự soạn thảo mẫu quyết định này, gồm các thông tin sau đây:
- Mã số đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tên đầy đủ của công ty (tiếng Việt, tiếng Anh, tên viết tắt nếu có).
- Địa chỉ trụ sở chính của công ty, ghi đầy đủ theo địa giới hành chính.
- Tên văn phòng đại diện và địa chỉ chi tiết của văn phòng đại diện.
- Nội dung và phạm vi hoạt động mà công ty ủy quyền cho văn phòng đại diện.
- Chi tiết kê khai đăng ký thuế.
- Thông tin cá nhân và giấy tờ tùy thân của trưởng văn phòng đại diện.
- Chữ ký và thông tin đầy đủ của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Thành lập văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?
Mở văn phòng đại diện có thể phải đóng lệ phí môn bài tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của văn phòng đó. Theo Luật Doanh nghiệp và Thông tư 302/2016/TT-BTC, nếu văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài.
Ngược lại, nếu văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thì không cần đóng lệ phí môn bài. Đồng thời, khi mở trong thời gian công ty chính được miễn lệ phí môn bài, các đơn vị phụ thuộc cũng được miễn lệ phí.
Mức đóng lệ phí môn bài theo quy định của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự 2015, để có tư cách pháp nhân, một tổ chức phải có tài sản độc lập, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình và tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, hoạt động theo ủy quyền và không có chức năng kinh doanh độc lập, do đó không đáp ứng các điều kiện để được công nhận là một pháp nhân.
Văn phòng đại diện giải trình/làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng hay phụ thuộc vào trụ sở chính?
Trong một số trường hợp, văn phòng đại diện phải trực tiếp giải trình hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan chức năng mà không dựa vào hoặc chờ quyết định của công ty.
Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?
Văn phòng đại diện không được phép phát sinh hoạt động kinh doanh.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khoản 2 điều 44, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chỉ thực hiện các nhiệm vụ như liên lạc, đẩy nhanh tiến độ thực hiện và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền. Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời hoặc phát sinh doanh thu.
Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?
Để đặt tên văn phòng đại diện đúng luật, theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên phải viết bằng chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu, và không dùng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên có thể có phiên bản tiếng nước ngoài và viết tắt, và phải được gắn tại trụ sở với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.
Thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hiểu rõ các thủ tục pháp lý và điều kiện cần thiết là điều kiện tiên quyết để quá trình thành lập diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Thuế Quang Huy với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và dịch vụ chuyên nghiệp, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình đăng ký văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
Hãy liên hệ với Thuế Quang Huy để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp vững bước trên con đường chinh phục thị trường mới.