Văn phòng đại diện là loại hình tổ chức được sử dụng để thực hiện các hoạt động như quảng bá thương hiệu, xúc tiến thương mại, hoặc hỗ trợ khách hàng tại một địa bàn cụ thể. Đây không phải là một thực thể độc lập về pháp lý và tài chính mà hoạt động dưới sự quản lý của công ty mẹ.
Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện và kết nối với khách hàng một cách hiệu quả. Vậy, văn phòng đại diện là gì? Cùng Thuế Quang Huy tìm hiểu chi tiết hơn về chức năng của văn phòng đại diện cũng như các quy định liên quan qua bài viết sau.
Văn bản pháp luật quy định về văn phòng đại diện là gì?
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về định nghĩa, tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Nghị định 139/2016/NĐ-CP: Xác định đối tượng nộp/miễn giảm lệ phí, mức thu và quy trình khai lệ phí môn bài.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị không có tư cách pháp nhân phụ thuộc của công ty chủ quản. Tổ chức được thành lập để thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền nhằm bảo vệ và thúc đẩy các lợi ích của doanh nghiệp tại địa phương hoặc thị trường cụ thể.

Ví dụ, một công ty sản xuất tại Hà Nội có thể mở văn phòng đại diện tại TP.HCM để giới thiệu sản phẩm, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, hoặc hỗ trợ khách hàng tại khu vực miền Nam. Văn phòng này sẽ không trực tiếp bán hàng hay ký hợp đồng mà chỉ làm cầu nối công ty mẹ và khách hàng.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong làm cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường người tiêu dùng. Cụ thể về chức năng của văn phòng đại diện như sau:
- Thúc đẩy xúc tiến thương mại và xây dựng hình ảnh: Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, mà tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và quảng bá thương hiệu của công ty mẹ. Chẳng hạn, một công ty xuất khẩu nông sản mở văn phòng đại diện tại nước ngoài sẽ dễ dàng tổ chức hội nghị khách hàng, triển lãm sản phẩm để thu hút đối tác.
- Hỗ trợ nghiên cứu thị trường: Chức năng này cho phép thu thập, phân tích dữ liệu về nhu cầu, xu hướng và hành vi của khách hàng địa phương. Từ đó, doanh nghiệp mẹ có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp hơn. Ví dụ, một văn phòng đại diện ngành thời trang tại Châu Âu có thể cung cấp thông tin về phong cách tiêu dùng tại khu vực này để định hướng sản phẩm.
- Tạo môi trường kết nối với khách hàng: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp duy trì sự hiện diện thường xuyên, tạo điều kiện thuận lợi để gặp gỡ, giải quyết vấn đề và tăng cường lòng tin với khách hàng.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện
Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện hoạt động như một bộ phận phụ thuộc của công ty mẹ. Do đó, cơ cấu tổ chức thường đơn giản và được doanh nghiệp chủ quản quyết định, thường có 2 phần chính.
- Trưởng văn phòng đại diện: Người đứng đầu và chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động của văn phòng. Trưởng văn phòng có quyền thay mặt công ty mẹ thực hiện một số công việc như ký kết hợp đồng thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị cần thiết, tuyển dụng và ký hợp đồng lao động với nhân sự làm việc tại văn phòng.
- Nhân sự hỗ trợ: Tùy theo nhu cầu và quy mô, công ty mẹ có thể bố trí các vị trí hỗ trợ như thư ký, nhân viên hành chính hoặc nhân viên marketing.
Quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Văn phòng đại diện là tổ chức hoạt động có mục đích hỗ trợ doanh nghiệp mẹ trong việc xúc tiến các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thành lập cần phải tuân thủ các quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp sau đây.
Về cách đặt tên văn phòng đại diện
Tên của văn phòng đại diện phải rõ ràng, dễ nhận diện và phản ánh đúng bản chất hoạt động gồm.
- Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Chỉ được phép sử dụng các chữ cái, chữ số, ký tự trong bảng chữ cái tiếng Việt, không dùng chữ ngoại lai.
- Cần được gắn tại trụ sở của văn phòng.
- Kích thước chữ của tên văn phòng đại diện phải nhỏ hơn tên doanh nghiệp khi in trên các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm phát hành.
Ví dụ: Nếu công ty mẹ là Công ty Cổ phần ABC, tên văn phòng đại diện sẽ là “Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần ABC tại Hà Nội”.
Về vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân riêng biệt, do đó không yêu cầu đăng ký vốn điều lệ như các công ty độc lập. Điều này có nghĩa là khi thành lập văn phòng đại diện, công ty mẹ sẽ không cần khai báo mức vốn điều lệ cho văn phòng, vì văn phòng không thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc phát sinh lợi nhuận.
Mọi chi phí hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm tiền thuê văn phòng, chi phí nhân viên và các khoản thuế, sẽ do công ty mẹ chịu trách nhiệm tài chính.
Về hạch toán kế toán của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh độc lập, vì vậy, mọi hoạt động tài chính của văn phòng này đều được hạch toán thông qua công ty mẹ. Mặc dù không thực hiện giao dịch thương mại trực tiếp, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện các giao dịch tài chính liên quan đến chi phí vận hành và các khoản thu chi phục vụ mục đích quảng bá, hỗ trợ khách hàng và xúc tiến thương mại. Cụ thể.
- Các khoản thu:
- Các khoản thu từ khách hàng tại văn phòng đại diện được ghi nhận là thu hộ cho công ty mẹ.
- Bút toán: Nợ TK Tiền (TK 111, 112) và Có TK Phải trả công ty mẹ (TK 336).
- Chi phí văn phòng đại diện:
- Các khoản chi phí thuế hoặc thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, tiếp khách, giải trí, lương nhân viên) được ghi nhận vào các tài khoản chi phí tương ứng.
- Bút toán: Chi phí thuê văn phòng: Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) và Có TK 331 (Phải trả người bán).
Về con dấu của văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật, con dấu của văn phòng đại diện không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quyết định sử dụng con dấu cho văn phòng đại diện, cần tuân thủ các quy định pháp lý cụ thể.
- Hình dạng con dấu tròn hoặc vuông, ghi rõ tên văn phòng đại diện và tên doanh nghiệp mẹ.
- Doanh nghiệp quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện.
- Quản lý và lưu giữ dấu phải tuân thủ các quy chế nội bộ hoặc Điều lệ công ty.

Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện công ty là một giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và gia tăng sự hiện diện mà không cần thành lập pháp nhân mới. Tuy nhiên, hình thức này vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Vậy, những ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện là gì? Dưới đây là góc nhìn của Thuế Quang Huy về văn phòng đại diện công ty.
Ưu điểm của văn phòng đại diện
- Thủ tục thành lập đơn giản
- Thời gian cấp phép nhanh, chỉ mất khoảng 3 ngày đối với doanh nghiệp Việt Nam và 7-10 ngày đối với nhà đầu tư nước ngoài.
- Tiết kiệm chi phí thuế
- Thuận tiện trao đổi, làm việc với khách hàng và đối tác tại địa phương mà không phải lo lắng về các thủ tục pháp lý phức tạp.
- Tăng cường sự hiện diện và kết nối với các thị trường mới mà không cần đầu tư nhiều nguồn lực.
Nhược điểm của văn phòng đại diện
- Không có tư cách pháp nhân, do đó không được phép ký kết hợp đồng hay tham gia giao dịch pháp lý độc lập với công ty mẹ.
- Chỉ thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu, không thể phát sinh lợi nhuận từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Không thể thực hiện các giao dịch hợp đồng trực tiếp với đối tác hay khách hàng.
- Không thể cung cấp hóa đơn cho các giao dịch tài chính, gây bất tiện cho các đối tác cần hóa đơn hợp lệ.
Văn phòng đại diện khác gì với chi nhánh công ty?
Mặc dù cả văn phòng đại diện công ty và chi nhánh công ty đều là những hình thức mở rộng của doanh nghiệp tại các địa phương khác nhau. Tuy nhiên, quy định về quyền hạn và chức năng của văn phòng đại diện và chi nhánh lại có sự khác biệt. Cụ thể như sau:
Giống nhau
- Đều là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân.
- Có mã số thuế và con dấu (không bắt buộc).
- Phải nộp lệ phí môn bài.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức.
- Đều hoạt động dưới danh nghĩa của công ty mẹ hoặc tổ chức đứng đầu.
- Việc đặt tên cho chi nhánh và văn phòng đại diện phải tuân thủ nguyên tắc chung theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020.
Khác nhau
Căn cứ vào bộ luật Doanh nghiệp 2020, giữa 2 mô hình chi nhánh và văn phòng đại diện có những điểm khác biệt nổi trội sau.
Tiêu chí |
Chi nhánh |
Văn phòng đại diện |
Định nghĩa | Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh. | Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, không thực hiện chức năng kinh doanh. |
Ngành nghề kinh doanh | Được đăng ký và thực hiện tất cả các ngành, nghề mà trụ sở chính đã đăng ký. | Không được thực hiện ngành nghề kinh doanh, chỉ đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. |
Phạm vi hoạt động | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh và chức năng đại diện.
Ví dụ: Một công ty xuất nhập khẩu mở chi nhánh tại TP.HCM để quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu trong khu vực phía Nam. |
Chỉ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, không được kinh doanh.
Ví dụ: Mở văn phòng đại diện tại Hà Nội để tiếp nhận yêu cầu khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật, không trực tiếp bán sản phẩm. |
Hình thức hạch toán | Có thể hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập. | Chỉ hạch toán phụ thuộc. |
Nghĩa vụ thuế |
|
|
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện là gì? Đây là quá trình quan trọng để doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách hợp pháp. Dưới đây là các bước cần thực hiện để hoàn tất thủ tục này:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Bạn cần hoàn tất các tài liệu sau đây.
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện đã được người đại diện theo pháp luật xác nhận.
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của:
- Hội đồng thành viên (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh).
- Hội đồng quản trị (áp dụng cho công ty cổ phần).
- Chủ sở hữu công ty (áp dụng cho công ty TNHH một thành viên).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được bổ nhiệm làm người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký lên Cơ quan nhà nước
Bạn có thể chọn nộp hồ sơ thông qua 3 phương thức sau.
- Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh quản lý văn phòng đại diện.
- Dịch vụ bưu chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Qua mạng điện tử tại dangkykinhdoanh.gov.vn.
Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
*Lưu ý về mức lệ phí sau đây:
- 50.000 đồng/lần đối với hình thức nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện.
- Miễn phí cho hồ sơ nộp qua mạng điện tử.
Có thể thấy, việc mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp đòi hỏi sự am hiểu chi tiết về quy định pháp luật và thủ tục hành chính. Điều này đôi khi khiến các doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành. Để đảm bảo mọi việc diễn ra nhanh chóng và chính xác, việc tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp là một lựa chọn tối ưu.
Thuế Quang Huy hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, giá rẻ
Thuế Quang Huy là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ pháp lý thành lập doanh nghiệp. Với hơn 13 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trên cả nước trong việc hoàn thiện thủ tục hành chính pháp luật.
Thuế Quang Huy cam kết mang đến giải pháp thành lập văn phòng đại diện công ty trọn gói, nhanh chóng và tiết kiệm, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Hiện tại, Thuế Quang Huy đang cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói chỉ từ 900.000 đồng bao gồm:
- Tư vấn pháp lý: Giải đáp mọi thắc mắc về quy định thành lập văn phòng đại diện.
- Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo và hoàn thiện các giấy tờ cần thiết như giấy đề nghị đăng ký hoạt động, quyết định thành lập, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả: Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Bàn giao giấy phép: Hỗ trợ doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ tại Thuế Quang Huy bạn sẽ nhận được các quyền lợi sau.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí, chúng tôi đảm nhận toàn bộ quy trình xử lý và bàn giao đến tay khách hàng chỉ trong 03 ngày làm việc
- Tuân thủ nghiêm chỉnh các điều khoản pháp luật hiện hành.
- Hỗ trợ tận tâm, đội ngũ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc trong và sau khi hoàn thành dịch vụ.
- Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp, chúng tôi sẽ chịu mọi trách nhiệm đền bù thiệt hại nếu có xảy ra sai sót.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện là gì
Văn phòng đại diện tiếng Anh là gì?
Văn phòng đại diện trong tiếng Anh được gọi representative office (RO) là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp mẹ, không có tư cách pháp nhân độc lập và không thực hiện hoạt động kinh doanh.
Công việc của văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện các công việc hỗ trợ công ty mẹ tại một địa phương cụ thể, như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và phát triển quan hệ khách hàng. Đồng thời, văn phòng đại diện còn có nhiệm vụ trong tìm kiếm cơ hội kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và cung cấp hỗ trợ cho khách hàng trong khu vực.
Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?
Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty mẹ quyết định và bổ nhiệm, có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn nhưng phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp được phép thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại bất kỳ địa phương nào trong nước và nước ngoài, miễn là tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Tuy nhiên, mỗi văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký hoạt động và thông báo địa điểm kinh doanh theo đúng quy trình pháp lý.
Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?
Văn phòng đại diện không phải thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng vì không phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, VPĐD vẫn có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo mức được quy định tại Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
Thời hạn nộp báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện là bao lâu?
Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động hàng năm cho cơ quan cấp giấy phép trước ngày 30 tháng 01 của năm sau.
Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?
Việc lựa chọn giữa thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện phụ thuộc vào mục đích và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh, trực tiếp tham gia vào các giao dịch, ký hợp đồng và tăng trưởng lợi nhuận, chi nhánh là sự lựa chọn phù hợp. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ có chức năng xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm và chăm sóc khách hàng mà không có quyền tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh.
Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ thông tin và giải đáp thắc mắc liên quan đến mô hình văn phòng đại diện là gì cũng như các quy định và chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng cũng như các lợi ích mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp. Đây là hình thức hỗ trợ mở rộng sự hiện diện doanh nghiệp trên thị trường mà không cần thành lập pháp nhân độc lập đáng cân nhắc.
Nếu bạn đang cân nhắc việc thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Thuế Quang Huy. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp lý và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay để tư vấn chi tiết!