Thay đổi tên công ty không phải là một quyết định nhỏ, bởi lẽ quyết định này có thể ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp, từ các startup mới đến các công ty đã hoạt động lâu năm, đều gặp phải những thách thức nhất định khi thực hiện thay đổi tên, nhất là những bối rối trước các quy định và quy trình liên quan.
Trong bài viết dưới đây, Thuế Quang Huy hướng dẫn chi tiết và cụ thể các bước giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ và hiệu quả các thủ tục thay đổi tên công ty theo quy định mới nhất 2024. Đọc ngay bài viết!
Căn cứ pháp lý quy định về thay đổi tên công ty
- Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về quy cách đặt tên doanh nghiệp hợp lệ, những điều cấm trong việc đặt tên công ty.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp, các hồ sơ cần chuẩn bị.
Khái niệm tên công ty là gì?
Tên công ty là danh xưng chính thức của một doanh nghiệp, dùng để nhận diện và phân biệt doanh nghiệp đó với các tổ chức khác.

Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố theo thứ tự: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Trong đó:
- Loại hình doanh nghiệp là phần xác định hình thức pháp lý của công ty, chẳng hạn như Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Công ty cổ phần.
- Còn tên riêng là phần tên cụ thể mà doanh nghiệp bạn đã lựa chọn, giúp doanh nghiệp khác biệt và nhận diện dễ dàng trên thị trường.
Ví dụ, trong tên “Công ty TNHH Hoa Sen Vàng” thì “Công ty TNHH” là loại hình doanh nghiệp, còn “Hoa Sen Vàng” là tên riêng của công ty.
Khi nào cần thực hiện thủ tục đổi tên công ty?
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục đổi tên công ty trong các trường hợp sau:
- Thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi công ty của bạn thay đổi lĩnh vực hoạt động hoặc muốn mở rộng sang ngành nghề khác, việc đổi tên có thể giúp phản ánh chính xác hơn về định hướng mới của tổ chức. Ví dụ, từ “Công ty TNHH Thực Phẩm Xanh” sang “Công ty TNHH Công nghệ Mới” để thể hiện sự chuyển hướng sang lĩnh vực công nghệ.
- Nhận chuyển nhượng từ thành viên/cổ đông khác: Khi có sự thay đổi cổ đông hoặc chủ sở hữu mới, doanh nghiệp có thể muốn đổi tên công ty để phù hợp với thương hiệu hoặc mục tiêu kinh doanh.
- Do yếu tố phong thủy hoặc tâm linh: Ở phương Đông, nhiều doanh nghiệp có thể chọn đổi tên dựa trên yếu tố phong thủy với mong muốn mang lại may mắn và thịnh vượng trong kinh doanh.
- Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Doanh nghiệp sẽ buộc phải đổi tên nếu tên hiện tại vi phạm quyền sở hữu công nghiệp theo quy định tại Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP(1), hoặc có dấu hiệu gây nhầm lẫn với thương hiệu khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Quy định về đăng ký tên công ty
Quy định về đăng ký tên công ty được nêu tại Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP(2), Mục đích của các quy định về đăng ký tên doanh nghiệp là nhằm đảm bảo tính minh bạch, đồng thời hạn chế gây nhầm lẫn giữa tên các thương hiệu, doanh nghiệp trên thị trường.
Theo quy định này, doanh nghiệp mới cần lưu ý và tuân thủ những điều sau đây:
- Chủ thành lập công ty hoặc doanh nghiệp không được đăng ký tên giống hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên toàn quốc.
- Tên công ty phải là duy nhất, không được giống hoặc tương tự gây nhầm lẫn với bất kỳ công ty nào đã tồn tại.
Ví dụ, nếu bạn muốn đăng ký tên “Công ty TNHH Hoa Sen Vàng” nhưng đã có một công ty khác với tên “Công ty TNHH Sen Vàng” tồn tại, thì Phòng Đăng ký kinh doanh có thể từ chối tên đăng ký vì dễ gây nhầm lẫn.
- Phòng Đăng ký kinh doanh có thẩm quyền xem xét và quyết định chấp thuận hoặc từ chối tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư trước ngày 01/07/2015, họ vẫn có thể tiếp tục sử dụng tên doanh nghiệp đã đăng ký dù có trùng lặp với tên khác trong cơ sở dữ liệu quốc gia.

Để thực hiện việc đổi tên công ty một cách thuận lợi và đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết. Thuế Quang Huy hướng dẫn bạn đọc chi tiết về hồ sơ thay đổi tên công ty ngay phần tiếp theo!
Hồ sơ thay đổi tên công ty
Khi một doanh nghiệp quyết định thay đổi tên công ty, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định là bước vô cùng quan trọng để đảm quá thủ tục diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Dưới đây là những giấy tờ cần thiết cho từng loại hình doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này.
Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên
Để thay đổi tên cho công ty TNHH 1 thành viên hoặc công ty TNHH 2 thành viên trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi tên công ty và con dấu
- Thông báo cập nhật thông tin (nếu cần), thường bao gồm số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế nếu doanh nghiệp chưa cập nhật trước đó.
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên) thống nhất về việc đổi tên công ty.
- Biên bản cuộc họp của hội đồng thành viên (chỉ áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên) ghi lại quyết định của các thành viên về việc thay đổi tên.
- Nếu người đại diện của công ty bạn không trực tiếp thực hiện thủ tục, cần có giấy ủy quyền cho người thực hiện.

Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ thay đổi tên công ty gồm có:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh – thay đổi tên công ty cổ phần.
- Thông báo mẫu dấu mới khi thay đổi tên doanh nghiệp.
- Quyết định về việc thay đổi tên công ty có sự đồng thuận của hội đồng quản trị.
- Biên bản ghi lại nội dung cuộc họp và quyết định thay đổi tên của hội đồng quản trị.
- Bổ sung thông báo cập nhật thông tin như số điện thoại, thông tin kế toán, hay phương pháp tính thuế nếu cần thiết.
- Giấy ủy quyền cho người đại diện hoặc đơn vị đại diện thay công ty bạn nộp hồ sơ (nếu có).
Mẫu thông báo thay đổi tên công ty
Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình đăng ký thay đổi tên công ty, bạn nên tham khảo mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất 2024 được quy định trong Phụ lục II-1 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT(3).

Quy trình thủ tục thay đổi tên công ty
Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi tên công ty, quy trình thực hiện cần tuân theo các thủ tục pháp lý nhất định. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc thực hiện online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Dưới đây Thuế Quang Huy sẽ hướng dẫn chi tiết cho cả hai hình thức này(4).
Thủ tục thay đổi tên công ty trực tiếp
Khi chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ các tài liệu cần thiết như đã đề cập ở phần trên. Hãy lưu ý giấy tờ tương ứng cho từng loại hình doanh nghiệp, tránh nhầm lẫn các mẫu hồ sơ gây ra gián đoạn quá trình làm thủ tục của bạn.
- Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tại đây, người nộp hồ sơ cần thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp (50.000 đồng/lần) và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (100.000 đồng/lần).
- Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và thẩm định hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới.
- Bước 4: Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh với tên mới.
Thủ tục thay đổi tên công ty online
Thủ tục đổi tên công ty online giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, đây là hình thức được áp dụng khá phổ biến hiện nay. Các bước thực hiện như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: tương tự như nộp trực tiếp.
- Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần đăng nhập vào Cổng thông tin, tải lên các tài liệu và điền thông tin theo yêu cầu. Sau đó, nộp hồ sơ trực tuyến.
- Thanh toán phí online: Doanh nghiệp thanh toán phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (100.000 đồng/lần) qua dịch vụ thanh toán điện tử. Lưu ý rằng nếu nộp online, doanh nghiệp của bạn sẽ được miễn lệ phí đăng ký.
- Thẩm định và nhận kết quả: Hồ sơ sẽ được xem xét và thẩm định trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới qua cổng thông tin điện tử.

Trên đây là hướng dẫn các bước cần thực hiện để thay đổi tên công ty. Sau khi hoàn tất các thủ tục, doanh nghiệp sẽ cần thông báo thay đổi tên công ty tới các bên liên quan và cập nhật thông tin trên các tài liệu chính thức của công ty.
Sau khi thay đổi tên công ty cần làm gì?
Sau khi tên công ty thay đổi, có nhiều bước quan trọng cần thực hiện để đảm bảo tính hợp pháp và đồng nhất trong mọi giao dịch, giấy tờ của doanh nghiệp. Ngoài ra, tuân thủ các thủ tục sau khi đổi tên này cũng giúp đảm bảo sự liền mạch và tránh các rủi ro pháp lý hoặc hành chính cho công ty bạn.
Điều chỉnh các thông tin trên Điều lệ công ty(5)
Việc đầu tiên công ty cần thực hiện là cập nhật tên mới vào Điều lệ công ty. Điều lệ là văn bản quy định về tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông trong công ty. Điều chỉnh thành phần tên mới trên Điều lệ công ty để phản ánh đúng thông tin trong mọi tài liệu pháp lý của công ty.
Thay đổi con dấu của công ty
Khi tên công ty thay đổi, con dấu cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với tên mới. Theo quy định, con dấu của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để xác nhận tính pháp lý của các tài liệu, hợp đồng. Do đó, công ty phải đặt khắc lại con dấu mới với tên chính xác sau khi thay đổi, đồng thời hủy bỏ con dấu cũ để tránh việc sử dụng sai lệch.
Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của công ty
Tên công ty cũng cần được cập nhật trong tất cả các tài khoản ngân hàng của công ty, giúp các giao dịch tài chính của doanh nghiệp được thực hiện dưới tên mới một cách hợp pháp, và thuận lợi. Do vậy, công ty cần liên hệ với ngân hàng để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin tài khoản.
Sửa đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội
Công ty cũng phải điều chỉnh thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội sau khi thay đổi tên. Thủ tục này có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu điện, hoặc qua cổng thông tin điện tử của bảo hiểm xã hội.
Mục đích của công việc này là để đảm bảo mọi quyền lợi của nhân viên và các nghĩa vụ bảo hiểm của công ty được thực hiện đúng với tên mới. Để hoàn tất, công ty cần nộp tờ khai điều chỉnh thông tin tới cơ quan bảo hiểm xã hội, cũng như bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Thay đổi biển hiệu của công ty
Biển hiệu là yếu tố nhận diện thương hiệu của công ty với khách hàng và đối tác, như vậy biển hiệu công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, và các địa điểm kinh doanh phải được thay đổi để phù hợp với tên mới của công ty. Trường hợp không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến các vi phạm về kinh doanh, và bị phạt hành chính theo quy định.
Điều chỉnh thông tin trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu
Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu là tài liệu xác nhận quyền sở hữu trí tuệ của công ty đối với thương hiệu của mình. Nếu công ty bạn đã đăng ký nhãn hiệu hoặc sở hữu trí tuệ thì cần phải cập nhật thông tin này để phản ánh tên mới. Thay đổi tên công ty mà không cập nhật trên văn bằng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và tranh chấp về quyền sở hữu nhãn hiệu trong tương lai.
Xử lý hóa đơn cũ và phát hành thông báo hóa đơn mới theo tên công ty đã thay đổi
Hóa đơn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, và tên công ty trên hóa đơn cần phải đúng với tên mới để đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch.
- Đối với hóa đơn giấy, công ty có thể điều chỉnh thông tin bằng cách khắc dấu tên mới và đóng lên hóa đơn cũ.
- Đối với hóa đơn điện tử, công ty cần phải điều chỉnh thông tin hoặc phát hành thông báo về việc sử dụng hóa đơn mới với tên mới.

Dịch vụ thay đổi tên công ty tại Thuế Quang Huy
Thuế Quang Huy tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn thành lập doanh nghiệp, kế toán – thuế, tư vấn pháp lý và cung cấp nguồn nhân lực tại TP. HCM.
Công ty đã phục vụ hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực, ngành nghề. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tế, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tối ưu và toàn diện cho mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Đến với dịch vụ tại Thuế Quang Huy, khách hàng nhận được:
- Kinh nghiệm chuyên sâu: Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong ngành, đội ngũ nhân viên Thuế Quang Huy hiểu rõ từng quy trình pháp lý, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi tên một cách nhanh chóng, tỉ lệ thành công cao.
- Hỗ trợ toàn diện 24/7: Luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, từ tư vấn miễn phí đến chăm sóc sau khi sử dụng dịch vụ. Chúng tôi đảm bảo mọi thắc mắc và yêu cầu đều được giải đáp kịp thời, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì các nỗi lo về thủ tục pháp lý rườm rà.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí cạnh tranh: Chúng tôi cung cấp các dịch vụ trọn gói, tối ưu hóa quy trình, giúp khách hàng hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty một cách nhanh chóng (từ 3 – 4 ngày làm việc) mà không cần tốn nhiều công sức. Đặc biệt, Thuế Quang Huy mang đến dịch vụ với mức giá hợp lý, đảm bảo chi phí cạnh tranh, giúp khách hàng tiết kiệm ngân sách mà vẫn nhận được dịch vụ chất lượng cao.
Thời gian và chi phí dịch vụ thay đổi tên công ty
Dịch vụ thay đổi tên công ty tại Thuế Quang Huy cam kết tính chuyên nghiệp và hiệu quả, được thiết kế với thời gian hoàn thành nhanh chóng và chi phí hợp lý nhất.
Tổng chi phí: 1,450,000 VNĐ
- Phí dịch vụ tại Thuế Quang Huy: 500,000 VNĐ
- Phí nộp hồ sơ: 200,000 VNĐ
- Phí công bố trên cổng thông tin quốc gia: 300,000 VNĐ
- Phí làm con dấu: 450,000 VNĐ
Thời gian thực hiện: 3-4 ngày làm việc
Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên công ty
Công ty mới thành lập có thay đổi tên công ty được không?
Doanh nghiệp mới thành lập hoàn toàn có thể thay đổi tên nếu có nhu cầu, theo quy định tại Điều 28 và 38 của Luật Doanh nghiệp 2020, cùng với khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tên mới không vi phạm quyền sở hữu công nghiệp. Nếu phát hiện tên vi phạm, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thay đổi tên để tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Việc thay đổi tên doanh nghiệp có ảnh hưởng đến mã số thuế không?
Mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế) được cấp duy nhất cho mỗi doanh nghiệp khi thành lập, theo quy định tại Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc đổi tên công ty không ảnh hưởng đến mã số thuế này. Vì vậy, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc thay đổi mã số thuế khi đổi tên công ty.
Mức phạt cho hành vi không tuân thủ thay đổi tên công ty
Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không tuân thủ việc thay đổi tên công ty trong thời hạn quy định có thể bị xử phạt.
Cụ thể, việc vi phạm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có mức phạt từ 3 triệu đến 30 triệu đồng tùy vào thời gian chậm trễ.
Các mức phạt tăng dần theo số ngày chậm trễ, từ 1-10 ngày (cảnh cáo) đến 91 ngày trở lên (phạt từ 10-20 triệu đồng), và không đăng ký sẽ bị phạt từ 20-30 triệu đồng.
Thay đổi tên công ty có thể là một bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hình lại nhận diện thương hiệu và nâng cao khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý.
Để đảm bảo mọi bước thực hiện đều đúng quy trình và tránh những sai sót có thể phát sinh, hãy nhớ chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ các trình tự thủ tục thay đổi tên công ty, cũng như sau khi thay đổi cần làm gì.
Sự hỗ trợ từ một đơn vị tư vấn pháp lý và dịch vụ thay đổi tên công ty chuyên nghiệp như Thuế Quang Huy có thể giúp bạn thực hiện việc hoàn thành quá trình một cách hiệu quả, nhanh chóng, và chi phí cạnh tranh. Liên hệ ngay Thuế Quang Huy để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất ngay hôm nay!
*Nguồn Tham Khảo:
(1) https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-01-2021-ND-CP-dang-ky-doanh-nghiep-283247.aspx
(2) https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-01-2021-ND-CP-dang-ky-doanh-nghiep-283247.aspx?anchor=dieu_18
(3) https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/mau-thong-bao-thay-doi-noi-dung-dang-ky-doanh-nghiep-nam-2024-10269
(4) https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-tiet.html?ma_thu_tuc=7282
(5) https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/ho-tro-phap-luat/tu-van-phap-luat/48164/nhung-viec-can-lam-ngay-sau-khi-doi-ten-cong-ty-nam-2023