Trước bối cảnh chính sách thuế đang dần thay đổi theo hướng minh bạch và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt là lộ trình xóa bỏ hình thức thuế khoán từ năm 2026. Điều này ngày càng nhiều hộ kinh doanh đã chủ động chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp.
Bước tiến không chỉ giúp họ thích ứng sớm với quy định mới, mà còn mở ra cơ hội tiếp cận vốn, mở rộng thị trường và hưởng nhiều chính sách ưu đãi thuế, tín dụng và tư vấn theo quy định mới.
Vậy thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp gồm những tài liệu nào, thực hiện ra sao và cần lưu ý gì để quá trình diễn ra thuận lợi? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý về chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty
- Quyết định 3389/QĐ-BTC: Phê duyệt Đề án “Chuyển đổi mô hình và phương pháp quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuế khoán”
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Tại sao phải chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp?
Chính sách thuế đang dần xóa bỏ hình thức thuế khoán từ năm 2026 theo Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 của Bộ Tài chính, cùng với các nghị định và chính sách ưu đãi mới dành cho hộ kinh doanh chuyển đổi.
Việc chuyển đổi loại hình lên doanh nghiệp trở thành bước đi tất yếu để hộ kinh doanh phát triển bền vững, minh bạch và chuyên nghiệp.
Lợi ích của việc chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp giúp hợp thức hóa hoạt động thương mại và mở ra nhiều cơ hội phát triển bền vững như sau:
- Miễn, giảm nhiều loại thuế và lệ phí như phí môn bài 3 năm đầu, miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 2 năm đầu có lãi, giúp giảm chi phí khởi nghiệp, tạo nền tảng tài chính vững vàng để doanh nghiệp phát triển ổn định và mở rộng quy mô.
- Minh bạch và thuận lợi hơn trong nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp được kê khai thuế dựa trên lợi nhuận thực tế, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chỉ nộp thuế khi có lợi nhuận, giúp tối ưu dòng tiền và quản trị tài chính hiệu quả hơn so với mô hình hộ kinh doanh nộp thuế khoán.
- Mở rộng cơ hội kinh doanh và nâng cao uy tín: Khi có tư cách pháp nhân, doanh nghiệp dễ dàng ký kết hợp đồng lớn, tham gia đấu thầu, gọi vốn hoặc hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước, đồng thời nâng cao độ tin cậy và thương hiệu trên thị trường.
- Chuyên nghiệp hóa hoạt động quản trị: Doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình phù hợp, xây dựng cơ cấu quản lý rõ ràng, tiếp cận các chính sách hỗ trợ vốn, đào tạo và chuyển đổi số, giúp hoạt động kinh doanh bền vững và hiệu quả hơn.
Những hạn chế gặp phải
Bên cạnh những lợi ích đáng kể, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp cũng đi kèm với một số thách thức và yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn mà chủ hộ cần cân nhắc:
- Tăng nghĩa vụ về thuế và kế toán: Doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kế toán, báo cáo tài chính và kê khai thuế định kỳ theo quy định. Điều này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có kiến thức về tài chính – kế toán hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
- Chi phí vận hành và tuân thủ cao hơn: So với hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần nộp nhiều loại thuế gồm GTGT, TNDN, TNCN, đồng thời phát sinh thêm chi phí cho chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
- Quy định pháp lý và kiểm soát nghiêm ngặt: Doanh nghiệp phải tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020, chịu sự giám sát thường xuyên từ cơ quan thuế, bảo hiểm và quản lý lao động, dẫn đến áp lực quản trị lớn hơn so với mô hình hộ kinh doanh.
- Đòi hỏi năng lực quản lý bài bản: Khi chuyển sang mô hình doanh nghiệp, chủ hộ cần thay đổi tư duy quản trị, phân công rõ vai trò và trách nhiệm, cũng như đầu tư cho quy trình nội bộ, nhân sự và công nghệ để đáp ứng yêu cầu hoạt động chuyên nghiệp.
Hồ sơ chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty
Căn cứ Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chuyển đổi gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
- Điều lệ công ty (đối với loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh).
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, tùy theo loại hình doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức tham gia góp vốn (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hiện tại.
Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp/công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH hoặc cổ phần).
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức góp vốn.
*Lưu ý: Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, hồ sơ cần bổ sung văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư.
Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho đơn vị chuyển đổi.
Bước 3: Chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh
Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin cho UBND cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.Cơ quan cấp xã phối hợp với cơ quan thuế để hoàn tất nghĩa vụ thuế và chuyển trạng thái hộ kinh doanh sang “đã chấm dứt hoạt động” trong hệ thống quốc gia (trong vòng 03 ngày làm việc sau khi xác nhận thuế hoàn tất).
*Lưu ý: Kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh không được tiếp tục hoạt động dưới mô hình cũ.
Những việc cần làm sau khi chuyển đổi doanh nghiệp hoàn tất
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp mới cần tiếp tục thực hiện các thủ tục cần thiết khi thành lập doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật và sớm đi vào vận hành ổn định.
Các bước cần thực hiện bao gồm:
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố gồm thông tin trên giấy đăng ký, ngành nghề kinh doanh và danh sách cổ đông sáng lập (nếu có).
- Treo biển hiệu tại trụ sở chính: Doanh nghiệp cần gắn biển tên tại trụ sở chính theo đúng quy định, thể hiện đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ. Việc không gắn biển hiệu có thể bị xử phạt hành chính.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập (hoặc ba năm đối với hộ kinh doanh chuyển đổi). Sau thời gian miễn, doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 hằng năm.
- Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: Việc mở tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp thuận tiện trong giao dịch, thanh toán và nộp thuế điện tử. Sau khi mở, doanh nghiệp cần thông báo số tài khoản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Theo quy định hiện hành, tất cả doanh nghiệp đều phải phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn phù hợp.
- Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Doanh nghiệp cần xác định và đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) ngay khi bắt đầu hoạt động để áp dụng nhất quán cho các kỳ khai thuế.
- Tổ chức bộ máy kế toán và ban hành nội quy lao động: Doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán phù hợp. Nếu có từ 10 người lao động trở lên, doanh nghiệp cần ban hành nội quy lao động để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Một số lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, chủ hộ cần nắm rõ các quy định liên quan đến mã số thuế, nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm pháp lý để tránh phát sinh rủi ro sau khi chuyển đổi. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:
- Mã số thuế mới và việc kế thừa nghĩa vụ thuế: Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có mã số thuế mới tương ứng với mã số doanh nghiệp. Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực kể từ thời điểm này. Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế cá nhân của chủ hộ vẫn được quản lý theo mã số thuế cá nhân của người đại diện.
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đổi: Trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi, hộ kinh doanh phải hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, và lệ phí môn bài. Nếu chưa hoàn thành, doanh nghiệp mới sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ tài chính của hộ kinh doanh trước đó.
- Trách nhiệm đối với các khoản nợ cũ: Trong trường hợp hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, chủ hộ vẫn chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán của hộ kinh doanh. Điều này đảm bảo tính liên tục trong trách nhiệm pháp lý giữa hai hình thức kinh doanh.
Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định trên giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp mới hoạt động minh bạch, đúng pháp luật ngay từ đầu.
Thuế Quang Huy hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp nhanh chóng
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp không chỉ giúp mở rộng quy mô hoạt động mà còn nâng tầm uy tín và tính pháp lý của thương hiệu. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự am hiểu pháp luật và xử lý hồ sơ chính xác.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế – pháp lý doanh nghiệp, Thuế Quang Huy là đơn vị uy tín hàng đầu đồng hành cùng hàng nghìn hộ kinh doanh trên hành trình chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Thuế Quang Huy mang đến giải pháp trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí:
- Dịch vụ chuyển đổi và thành lập doanh nghiệp trọn gói: Hỗ trợ tư vấn chọn loại hình phù hợp, chuẩn bị hồ sơ, đại diện nộp và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư chỉ trong 3-4 ngày làm việc.
- Tư vấn pháp lý và thuế sau khi chuyển đổi: Hướng dẫn thủ tục chấm dứt mã số thuế hộ kinh doanh, đăng ký mã số thuế doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký hóa đơn điện tử.
- Dịch vụ kế toán trọn gói: Lập báo cáo thuế, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, đảm bảo doanh nghiệp mới hoạt động đúng quy định ngay từ đầu.
Với đội ngũ chuyên viên pháp lý, kế toán và tư vấn giàu kinh nghiệm, Thuế Quang Huy cam kết mang lại dịch vụ chính xác, nhanh chóng và minh bạch chi phí. Hơn 1.000+ doanh nghiệp trên toàn quốc đã tin tưởng lựa chọn Thuế Quang Huy làm đối tác pháp lý và kế toán lâu dài.
Nếu bạn đang có ý định chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, hãy liên hệ Thuế Quang Huy ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí, nhận báo giá trọn gói rõ ràng, và bắt đầu hành trình phát triển doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và bền vững.
Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty
Hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp có được miễn giảm phí hay thuế gì?
Khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp, doanh nghiệp mới được hưởng các ưu đãi như miễn lệ phí môn bài trong một thời gian khởi đầu, miễn hoặc giảm thuế thu nhập doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh có thể chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp nào?
Hộ kinh doanh có thể chuyển đổi sang các loại hình doanh nghiệp như: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, việc lựa chọn loại hình phù hợp phụ thuộc vào quy mô, mục tiêu kinh doanh và tình trạng pháp lý hiện tại của hộ kinh doanh.
Khi hộ kinh doanh chuyển sang công ty, mã số thuế có bị thay đổi không?
Khi hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực.
Tuy nhiên, mã số thuế của chủ hộ/cá nhân đại diện có thể vẫn được sử dụng cho mục đích cá nhân nếu phù hợp.
Cơ quan nào tiếp nhận và giải quyết chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty?
Thủ tục chuyển đổi được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính hoặc trực tuyến qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp điện tử. Ngay sau khi cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cũ.
Tóm lại, thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước quan trọng giúp các cá nhân, hộ kinh doanh mở rộng quy mô hoạt động và khẳng định vị thế trên thị trường. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp và nắm rõ quy định về mã số thuế, nghĩa vụ tài chính sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, hãy để Thuế Quang Huy hỗ trợ. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh và tư vấn thuế, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định và tối ưu mọi chi phí phát sinh.
