Phiếu kế toán là gì? Đây là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp ghi nhận và đối chiếu các nghiệp vụ tài chính. Nếu hiểu rõ cách thức lập và quản lý phiếu kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Bài viết sau đây Thuế Quang Huy sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về phiếu kế toán, từ khái niệm đến quy trình, mẫu phiếu kế toán thường dùng để bạn có thể áp dụng vào công việc kế toán một cách thuận lợi nhất. Đọc ngay!
Văn bản pháp luật quy định về phiếu kế toán:
- Luật Kế toán 2015 quy định, giải thích thêm về cách hiểu tài liệu kế toán, hướng dẫn nguyên tắc kế toán và xác định các yếu tố liên quan đến việc lập phiếu kế toán.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về các mẫu phiếu kế toán trong việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán.
- Ngoài ra, các quy định về chứng từ kế toán, quản lý và lưu trữ chứng từ cũng được đề cập cụ thể trong Luật Kế toán.
Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán là một loại chứng từ kế toán do kế toán viên lập ra để ghi nhận các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán thực hiện hạch toán, cập nhật vào sổ sách kế toán và phục vụ cho việc kiểm soát tài chính nội bộ.
Phiếu kế toán có nhiều loại, mỗi loại phục vụ một mục đích ghi nhận giao dịch cụ thể:
- Phiếu thu: Ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp nhận được, chẳng hạn như doanh thu bán hàng, thu hồi công nợ, hoặc các khoản thu khác.
- Phiếu chi: Dùng để ghi lại các khoản tiền doanh nghiệp chi ra, bao gồm chi phí hoạt động, thanh toán công nợ, hoặc trả lương nhân viên.
- Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa vào kho, thường được sử dụng khi mua hàng hoặc tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu hoặc hàng hóa ra khỏi kho để sản xuất, bán hàng hoặc sử dụng nội bộ.
Chẳng hạn, công ty X bán được một lô hàng trị giá 50 triệu đồng và nhận tiền mặt từ khách hàng. Kế toán sẽ lập phiếu thu, ghi nhận số tiền, ngày giao dịch, thông tin khách hàng, và ký xác nhận của các bên liên quan. Sau đó, phiếu thu này được dùng để nhập liệu vào hệ thống kế toán, đảm bảo minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Vai trò của phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò chủ chốt của phiếu kế toán:
- Ghi lại đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ tài chính, bao gồm ngày giao dịch, nội dung, số tiền, tài khoản liên quan và đối tượng tham gia, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền một cách chặt chẽ.
- Giúp kế toán viên tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, ngăn chặn sai sót hoặc gian lận tài chính, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các khoản thu chi.
- Phiếu kế toán được lưu trữ làm bằng chứng pháp lý cho các giao dịch đã phát sinh. Khi cần kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu kế toán để chứng minh tính hợp lệ của số liệu kế toán.
- Dữ liệu từ phiếu kế toán cung cấp thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp.
Ví dụ: Công ty Y thanh toán 150 triệu đồng tiền mua thiết bị văn phòng từ nhà cung cấp Z. Kế toán lập phiếu chi, trong đó ghi rõ:
- Ngày giao dịch: 05/03/2024
- Nội dung: Thanh toán tiền mua thiết bị văn phòng
- Số tiền: 150.000.000 VNĐ
- Tài khoản chi: 112 (tiền gửi ngân hàng)
- Đối tượng: Công ty Z
- Chữ ký: Người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi
Phiếu chi trên đã giúp ghi lại đầy đủ thông tin về giao dịch, đảm bảo kế toán có căn cứ nhập vào sổ sách. Ngoài ra, trước khi thanh toán, kế toán kiểm tra phiếu chi kèm theo hóa đơn mua hàng và đề nghị thanh toán có phê duyệt từ giám đốc. Nếu có sai sót, kế toán có quyền từ chối thực hiện giao dịch, từ đó doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, tránh thất thoát.
Khi nào dùng đến phiếu kế toán?
Phiếu kế toán được sử dụng khi doanh nghiệp cần ghi nhận các nghiệp vụ kế toán không có chứng từ gốc hoặc để thực hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, phân bổ. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể:
- Bút toán kết chuyển cuối kỳ: Cuối kỳ, doanh nghiệp cần kết chuyển các khoản thu nhập, chi phí để xác định lợi nhuận. Phiếu kế toán giúp ghi nhận việc đóng các tài khoản tạm thời, hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác hơn.
- Bút toán điều chỉnh sai sót: Nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán, kế toán sử dụng phiếu kế toán để điều chỉnh, chẳng hạn như sửa đổi số liệu hàng tồn kho hoặc công nợ phải thu, phải trả.
- Bút toán khấu trừ thuế GTGT: Khi doanh nghiệp tính toán thuế GTGT phải nộp hoặc được hoàn lại, phiếu kế toán ghi nhận khoản thuế này một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định thuế.
- Bút toán phân bổ chi phí: Các chi phí như khấu hao tài sản cố định, chi phí trả trước cần được phân bổ dần vào từng kỳ kế toán. Phiếu kế toán hỗ trợ doanh nghiệp phản ánh đúng chi phí thực tế diễn ra.
- Ghi nhận các nghiệp vụ không có chứng từ gốc: Một số giao dịch nội bộ, dự phòng rủi ro hoặc phân bổ doanh thu không có chứng từ trực tiếp thì hiếu kế toán được lập để đảm bảo minh bạch và đầy đủ số liệu.
Sau đây là tình huống giúp bạn đọc dễ hình dung hơn:
Công ty X thuê văn phòng trong 12 tháng và thanh toán trước 120 triệu vào ngày 01/01. Tuy nhiên, mỗi tháng chỉ được tính vào chi phí 10 triệu. Như vậy:
- Khi thanh toán tiền thuê, kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí trả trước:
- Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng): 120 triệu
- Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 120 triệu
- Hàng tháng, kế toán lập phiếu kế toán để phân bổ chi phí:
- Nợ TK 642 (Chi phí thuê văn phòng): 10 triệu
- Có TK 242 (Chi phí trả trước): 10 triệu
Nội dung thông tin có trên phiếu hạch toán kế toán
Phiếu hạch toán kế toán là chứng từ nội bộ giúp ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Một phiếu hạch toán đầy đủ cần bao gồm các thông tin sau:
- Ngày lập phiếu: Dùng để ghi nhận thời điểm lập phiếu, xác định kỳ kế toán liên quan.
- Số hiệu phiếu: Mã số duy nhất giúp bạn quản lý và tra cứu phiếu dễ dàng.
- Tên đơn vị: Phục vụ việc xác định doanh nghiệp hoặc bộ phận lập phiếu.
- Nội dung giao dịch: Có thể hiểu là mô tả ngắn gọn về nghiệp vụ kế toán được ghi nhận.
- Tài khoản nợ & tài khoản có: Ghi rõ các tài khoản kế toán liên quan theo nguyên tắc hạch toán.
- Số tiền: Là số tiền cụ thể của giao dịch, giúp kế toán theo dõi chính xác biến động dòng tiền.
- Người lập phiếu & người kiểm tra: Xác nhận trách nhiệm của người thực hiện và kiểm soát.
Xin lưu ý, tùy theo quy định từng doanh nghiệp, mẫu phiếu có thể bổ sung thêm các nội dung phù hợp. Quý khách có thể tham khảo thêm các mẫu phiếu ngay phần dưới!
Sự khác biệt giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán
Trong kế toán, phiếu kế toán và chứng từ kế toán đều đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các nghiệp vụ tài chính. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt nhất định về mục đích, phạm vi sử dụng và giá trị pháp lý.
Cùng Thuế Quang Huy phân tích Bảng so sánh phiếu kế toán và chứng từ kế toán sau đây.
| Tiêu chí | Phiếu kế toán | Chứng từ kế toán |
| Khái niệm | Là tài liệu do kế toán lập để ghi nhận các giao dịch không có chứng từ gốc kèm theo. | Là các giấy tờ hoặc tài liệu chứng minh giao dịch đã phát sinh, có thể do bên thứ ba cung cấp như hóa đơn,… |
| Sự tương đồng | Cả hai đều là cơ sở để ghi nhận các giao dịch và hỗ trợ trong quá trình hạch toán kế toán. | Cả hai đều dùng để ghi nhận giao dịch tài chính trong doanh nghiệp và hỗ trợ lập báo cáo tài chính. |
| Phạm vi sử dụng | Dùng cho các giao dịch nội bộ mà không có chứng từ gốc kèm theo, giúp đối chiếu, bổ sung thông tin. | Dùng để chứng minh tính hợp pháp và chính xác của các giao dịch, phục vụ báo cáo, kiểm tra. |
| Biểu mẫu | Không có biểu mẫu cố định, có thể tự thiết kế theo yêu cầu doanh nghiệp. | Có biểu mẫu cụ thể theo quy định, như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho. |
| Chức năng | Ghi nhận các nghiệp vụ không có chứng từ gốc, giúp kế toán hoàn thiện số liệu và sổ sách kế toán. | Là tài liệu chứng minh giao dịch đã hoàn thành, là cơ sở pháp lý quan trọng cho hoạt động kế toán và báo cáo tài chính. |
| Tính pháp lý | Chỉ có giá trị trong nội bộ doanh nghiệp. | Có giá trị pháp lý, được công nhận bởi cơ quan thuế, kiểm toán và các cơ quan nhà nước. |
Các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các mẫu phiếu kế toán được quy định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán. Hãy tham khảo các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200 phổ biến:
- Mẫu phiếu kế toán tổng hợp: Đây là mẫu phiếu dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong một kỳ kế toán. Mẫu phiếu này giúp kế toán viên ghi nhận và hệ thống hóa các giao dịch từ các phiếu kế toán cụ thể để tạo ra báo cáo tài chính. Tải ngay!
- Mẫu phiếu kế toán kết chuyển: Được sử dụng để ghi nhận các bút toán kết chuyển cuối kỳ, như kết chuyển thu nhập và chi phí vào các tài khoản thích hợp, giúp chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính chính xác hơn. Tải ngay!
Hướng dẫn cách viết phiếu kế toán chuẩn xác
Viết phiếu kế toán chính xác là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong các báo cáo tài chính được thành lập sau đó. Thuế Quang Huy sẽ đưa ra 1 vài lưu ý và hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu kế toán chuẩn xác.
- Ghi chính xác số chứng từ và ngày lập
Số chứng từ cần phải được ghi rõ ràng và theo một hệ thống số thứ tự nhất định, giúp phân biệt và dễ dàng tra cứu sau này.
Ngày lập phiếu kế toán và ngày hạch toán không nhất thiết phải trùng nhau. Thực tế, ngày lập phiếu kế toán là ngày kế toán viên tạo phiếu để ghi nhận giao dịch hoặc bút toán, trong khi ngày hạch toán là ngày được sử dụng để ghi nhận giao dịch vào sổ kế toán. Ngày lập phiếu và ngày hạch toán có thể khác nhau, tùy thuộc vào các yêu cầu hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
- Diễn giải rõ ràng nội dung giao dịch
Diễn giải là phần ghi chú chi tiết về bản chất của giao dịch hoặc bút toán được thực hiện. Bạn cần ghi rõ nội dung cụ thể để đảm bảo việc hạch toán đúng tài khoản và chính xác theo quy định.
Ví dụ: Nếu bạn thực hiện bút toán kết chuyển thu nhập từ dịch vụ, diễn giải có thể là “Kết chuyển thu nhập từ dịch vụ tư vấn tháng 1/2025”. Điều này giúp dễ dàng kiểm tra lại giao dịch khi cần thiết.
- Kiểm tra tài khoản và phát sinh Có/Nợ
Ghi tài khoản và số liệu phát sinh vào các mục “Có” và “Nợ” là rất thiết yếu. Mỗi giao dịch cần phải được phân bổ vào tài khoản chính xác. Phát sinh Nợ và Có phải được ghi đầy đủ và tương ứng, đảm bảo tổng cộng phát sinh Nợ và Có bằng nhau.
Tham khảo thêm danh sách các mục cần điền trên phiếu kế toán:
- Số chứng từ: Ghi số thứ tự theo yêu cầu quản lý của công ty.
- Ngày lập phiếu: Là ngày lập phiếu kế toán.
- Ngày hạch toán: Là ngày áp dụng cho việc tính toán, phải sau ngày khóa sổ.
- Tài khoản: Chọn mã tài khoản phù hợp từ danh mục tài khoản kế toán.
- Tỷ giá: Mặc định là 1 hoặc không thay đổi nếu không có sự điều chỉnh.
- Mô tả giao dịch: Diễn giải rõ ràng nội dung của nghiệp vụ kế toán.
- Phát sinh Nợ và Có: Ghi số tiền phát sinh vào các tài khoản Nợ và Có, đảm bảo chúng đối xứng.
- Ghi bằng chữ: Ghi tổng số tiền phát sinh (Nợ và Có) bằng chữ để đảm bảo tính chính xác.
Thuế Quang Huy hỗ trợ tư vấn kế toán doanh nghiệp trọn gói chuyên nghiệp
Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong ngành, công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế Và Cung Ứng Lao Động Quang Huy là đối tác tin cậy cung cấp các giải pháp kế toán toàn diện cho các doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, các tỉnh miền Nam lân cận.
Chất lượng dịch vụ, tạo dựng niềm tin lâu dài là phương châm hoạt động của chúng tôi trong suốt nhiều năm qua, hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa quy trình tài chính và kế toán hiệu quả.
Dịch vụ kế toán tại Thuế Quang Huy
Thuế Quang Huy chuyên cung cấp các dịch vụ:
- Dịch vụ Kế toán trọn gói
- Dịch vụ Kế toán thuế
- Dịch vụ Kế toán trưởng
- Dịch vụ quyết toán thuế, kê khai thuế
- Và các nhiều dịch vụ kế toán liên quan khác.
Đội ngũ chuyên gia của Thuế Quang Huy cam kết hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành các thủ tục kế toán, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp lý về thuế và kế toán, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Chi phí dịch vụ kế toán của Thuế Quang Huy
Dịch vụ kế toán trọn gói tại Thuế Quang Huy có mức chi phí hợp lý, chỉ từ 500.000 đồng mỗi tháng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cao!
Quyền lợi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Thuế Quang Huy
- Đảm bảo chất lượng: Với đội ngũ kế toán viên kinh nghiệm, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chính xác, minh bạch và chuyên nghiệp.
- Giảm thiểu rủi ro: Dịch vụ Thuế Quang Huy giúp khách hàng giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuế bằng cách luôn cập nhật kịp thời các quy định mới nhất về thuế, kế toán, tài chính,…
- Dịch vụ linh hoạt và hỗ trợ liên tục: Chúng tôi hỗ trợ khách hàng 24/7, đồng hành trong mọi tình huống và cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu thay đổi của quý khách.
Liên hệ ngay Thuế Quang Huy để gặp các chuyên viên tư vấn và được hỗ trợ tốt nhất!
Câu hỏi thường gặp về phiếu kế toán
Có nhất thiết phải dùng phiếu kế toán không?
Phiếu kế toán là một công cụ quan trọng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt khi không có chứng từ đi kèm. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết cho mọi giao dịch, nhưng việc sử dụng phiếu kế toán giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và điều chuyển các bút toán giữa các phòng ban.
Ai lập phiếu kế toán?
Phiếu kế toán thường được lập bởi nhân viên kế toán hoặc kế toán trưởng của doanh nghiệp. Người lập phiếu phải có kiến thức chuyên môn về các nghiệp vụ kế toán và hiểu rõ các tài khoản liên quan.
Phiếu kế toán có thời hạn bao lâu?
Phiếu kế toán, giống như các loại chứng từ kế toán khác, cần phải được lưu trữ ít nhất 5 năm kể từ ngày lập(1).
Tổng kết lại, phiếu kế toán là gì? Đây là tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt khi không có chứng từ. Phiếu kế toán giúp các doanh nghiệp kiểm soát, đối chiếu và hạch toán các giao dịch nội bộ một cách chính xác và hợp pháp.
Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định, việc lập và quản lý phiếu kế toán đúng cách là rất cần thiết. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin về cách lập phiếu kế toán, các dịch vụ kế toán trọn gói nhanh chóng, hãy gọi ngay Thuế Quang Huy để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp chuyên nghiệp nhất!
*Nguồn tham khảo:
(1): https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/chung-tu-ke-toan-phai-duoc-luu-tru-trong-thoi-han-bao-lau-theo-quy-dinh-hien-nay-10590
