Chứng từ kế toán là yếu tố không thể thiếu trong hệ thống tài chính của mọi doanh nghiệp. Mỗi giao dịch, dù lớn hay nhỏ, đều cần chứng từ pháp lý để xác nhận và minh bạch hóa các hoạt động tài chính.
Vậy, chứng từ kế toán là gì và tại sao lại quan trọng như vậy? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các loại chứng từ kế toán, quy định về chứng từ kế toán, cũng như các hướng dẫn xử lý và luân chuyển các chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Theo dõi ngay!
Chứng từ là gì?
Chứng từ đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp, là cầu nối giữa các giao dịch thực tế và hệ thống tài chính chính thức. Đây không chỉ là tài liệu pháp lý đảm bảo minh bạch mà còn là cơ sở để doanh nghiệp quản lý, hạch toán và báo cáo một cách hiệu quả.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ là các tài liệu ghi nhận thông tin về những khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, gồm hai hình thức chính: chứng từ điện tử và chứng từ đặt in, tự in.
Chứng từ điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, do cơ quan hoặc tổ chức thu thuế cung cấp qua các phương tiện điện tử. Trong khi đó, chứng từ đặt in, tự in được thể hiện ở dạng giấy, thường được in sẵn theo mẫu hoặc tự in bằng thiết bị tin học, phục vụ nhu cầu khấu trừ thuế hoặc thu các khoản phí, lệ phí.
Chứng từ không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận mà còn là nền tảng cho công tác kế toán. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về chứng từ kế toán, nội dung và vai trò của chứng từ kế toán trong phần tiếp theo.
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán giữ vị trí then chốt trong việc kiểm soát và đảm bảo tính minh bạch cho các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Vậy, thực chất chứng từ kế toán là gì, và nó đóng vai trò như thế nào trong công tác kế toán?
Khái niệm chứng từ kế toán
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Hiểu một cách đơn giản, chứng từ kế toán là tài liệu ghi lại các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, và nhiều loại khác. Chúng cung cấp dữ liệu chính xác để doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật.
Nội dung của chứng từ kế toán
Một chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: số hiệu chứng từ, tên và địa chỉ doanh nghiệp lập và nhận chứng từ, tên loại chứng từ, ngày, tháng, năm lập chứng từ, nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, và tổng số tiền phải thanh toán, cả bằng số và chữ.
Ngoài ra, chứng từ còn phải có chữ ký của người lập và các bên liên quan. Những thông tin này không chỉ giúp ghi chép chính xác các giao dịch mà còn hỗ trợ việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
Vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán không chỉ là tài liệu ghi nhận mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Làm cơ sở cho kế toán ban đầu: Việc lập chứng từ là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, giúp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hỗ trợ ghi sổ kế toán: Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết để ghi nhận chính xác các khoản thu, chi, tài sản, và nợ phải trả.
- Đảm bảo tính hợp pháp: Ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành, chứng minh tính hợp pháp và minh bạch của hoạt động tài chính.
- Xác nhận trách nhiệm pháp lý: Chứng từ thể hiện sự cam kết và trách nhiệm của các bên liên quan trước pháp luật.
Các loại chứng từ kế toán hiện nay
Không chỉ giúp ghi nhận các giao dịch tài chính mà chứng từ kế toán còn đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa các hoạt động kinh tế. Để quản lý và sử dụng hiệu quả, chứng từ kế toán được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, chứng từ kế toán có thể được chia thành các loại sau:
- Chứng từ lao động và tiền lương: Bao gồm bảng lương, phiếu thanh toán lương, bảng chấm công, liên quan đến chi trả và phúc lợi cho người lao động.
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu để quản lý hàng hóa.
- Chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho liên quan đến các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Chứng từ tiền mặt: Các phiếu thu, phiếu chi phản ánh các giao dịch bằng tiền mặt.
- Chứng từ tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản, phiếu nhập tài sản cố định, liên quan đến quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Phân loại chứng từ kế toán theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế
Chứng từ kế toán cũng có thể được phân loại dựa trên số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế:
- Chứng từ một lần: Ghi nhận một giao dịch kinh tế duy nhất, như hóa đơn mua hàng hoặc phiếu thu tiền mặt.
- Chứng từ nhiều lần: Ghi nhận các giao dịch lặp lại, như bảng kê thanh toán lương hoặc bảng tổng hợp phiếu xuất kho..
Phân loại chứng từ kế toán theo công dụng
Xét về mặt công dụng cụ thể, các loại chứng từ kế toán được phân loại như sau:
- Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư, thể hiện quyết định từ người có thẩm quyền.
- Chứng từ chấp hành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu điều chuyển hàng hóa, phản ánh việc thực hiện giao dịch kinh tế.
- Chứng từ thủ tục: Báo cáo tài chính, sổ cái, phục vụ tuân thủ quy trình kế toán.
- Chứng từ liên hợp: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quản lý giao dịch.
Phân loại chứng từ kế toán theo trình tự lập
Một tiêu chí khác để phân loại chứng từ kế toán là trình tự lập, bao gồm các loại:
- Chứng từ ban đầu: Các hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, là những chứng từ đầu tiên ghi nhận giao dịch.
- Chứng từ tổng hợp: Bảng kê, sổ cái, tổng hợp thông tin từ chứng từ ban đầu để quản lý hiệu quả hơn..
Phân loại chứng từ kế toán theo tính cấp bách của thông tin
Chứng từ kế toán còn có thể được phân loại theo mức độ cấp bách của thông tin cần ghi nhận:
- Chứng từ bình thường: Ghi nhận các giao dịch kinh tế thông thường trong hoạt động doanh nghiệp.
- Chứng từ báo động: Ghi nhận các giao dịch đặc biệt, ví dụ như thanh toán không kịp thời, sử dụng vượt định mức, yêu cầu xử lý nhanh chóng và chính xác.
Phân loại chứng từ kế toán theo địa điểm lập
Địa điểm lập chứng từ là một tiêu chí khác được sử dụng để phân loại chứng từ kế toán, cụ thể như sau:
- Chứng từ bên trong: Lập trong nội bộ doanh nghiệp, như phiếu xuất vật tư, bảng kê thanh toán lương, biên bản bàn giao tài sản.
- Chứng từ bên ngoài: Nhận từ bên ngoài doanh nghiệp, như hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển, biên lai từ cơ quan thuế.
Phân loại chứng từ theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chúng
Ngoài ra, dạng thể hiện và cách lưu trữ thông tin cũng là một tiêu chí quan trọng trong việc phân loại chứng từ kế toán.
- Chứng từ thông thường: Dạng giấy tờ truyền thống như hóa đơn in, phiếu thu, phiếu chi.
- Chứng từ điện tử: Được tạo và lưu trữ dưới dạng số hóa, như file PDF, Excel, hoặc trong hệ thống phần mềm kế toán. Chứng từ điện tử đang ngày càng phổ biến nhờ vào công nghệ hiện đại, mang lại sự tiện lợi trong quản lý và truy xuất thông tin.
Các quy định về chứng từ kế toán
Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, các chứng từ, giấy tờ kế toán phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt về hình thức, nội dung và phương thức lập. Việc tuân thủ những quy định này giúp tổ chức và doanh nghiệp duy trì sự chính xác và hợp pháp trong các giao dịch kế toán hàng ngày.
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán như thế nào để đảm bảo hợp lệ và hợp pháp? Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định tại Điều 18 của Luật Kế toán 2015, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp trong các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Các quy định chính bao gồm:
Lập chứng từ kế toán
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Mỗi chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định.
Nếu không có mẫu chứng từ chuẩn, đơn vị kế toán được phép tự lập nhưng phải đảm bảo đủ các nội dung cần thiết. Nội dung trên chứng từ không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa. Khi viết, cần sử dụng bút mực, các số liệu và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, và những chỗ trống phải được gạch chéo.
Quy định về sửa chữa chứng từ
Chứng từ, giấy tờ kế toán bị tẩy xóa hoặc sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Trong trường hợp ghi sai, chứng từ kế toán phải được hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai, không được tẩy xóa hay chỉnh sửa.
Số liên của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Nếu một nghiệp vụ yêu cầu lập nhiều liên chứng từ, nội dung của các liên phải giống nhau để đảm bảo tính thống nhất và chính xác.
Trách nhiệm của các bên liên quan
Người lập, duyệt và những người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của nội dung chứng từ. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình quản lý tài chính.
Chứng từ điện tử
Chứng từ kế toán cũng có thể được lập dưới dạng điện tử, nhưng phải tuân theo các quy định tại Điều 18 của Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử cần được lưu trữ an toàn và bảo mật, và khi cần, phải đảm bảo có thể tra cứu được trong suốt thời gian lưu trữ.
Việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Việc quản lý và sử dụng chứng từ, giấy tờ kế toán phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt để bảo đảm tính chính xác và hợp pháp của thông tin tài chính. Theo Điều 21 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ và phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian, đồng thời bảo quản an toàn theo quy định pháp luật.
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Khi thực hiện, cơ quan này phải sao chụp chứng từ, ký xác nhận và giao bản sao cho đơn vị kế toán, đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng chứng từ, có chữ ký và đóng dấu.
Trong trường hợp niêm phong, cơ quan có thẩm quyền cũng cần lập biên bản chi tiết và ký tên, đóng dấu. Các quy định này giúp bảo vệ quyền lợi và bảo đảm tính hợp pháp trong việc sử dụng chứng từ kế toán.
Việc dùng chữ ký trong chứng từ kế toán
Chữ ký sử dụng trong chứng từ kế toán cũng cần phải tuân theo các quy định tại điều 19 của Luật Kế toán 2015. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có chức danh theo quy định và chữ ký này phải được ký bằng mực không phai. Mực đỏ và dấu chữ ký khắc sẵn không được phép sử dụng.
Chữ ký trên chứng từ cần thống nhất, không thay đổi và phải do người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền thực hiện. Đặc biệt, nghiêm cấm việc ký khi nội dung chứng từ chưa được ghi đầy đủ.
Với các chứng từ liên quan đến chi tiền, chữ ký phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền và chữ ký của kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, đồng thời phải ký riêng trên từng liên.
Trong trường hợp chứng từ điện tử, chữ ký điện tử được sử dụng và có giá trị tương đương chữ ký trên chứng từ giấy, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Hướng dẫn xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi được lập cần trải qua quy trình xử lý và luân chuyển chặt chẽ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán.
Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
Các chứng từ được lập hoặc gửi đến phòng kế toán cần được tiếp nhận, kiểm tra đầy đủ, và đối chiếu với các nghiệp vụ phát sinh. Kế toán viên xác minh tính chính xác, phối hợp với các bên liên quan để xử lý kịp thời.
Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt (nếu cần)
Đối với chứng từ bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp phải dịch sang tiếng Việt khi sử dụng để ghi sổ hoặc lập báo cáo tài chính. Bản dịch phải đảm bảo chính xác, đính kèm bản gốc, và chịu trách nhiệm theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp dựa trên nội dung, hình thức, và số liệu của chứng từ. Thông tin phải chính xác, trung thực, và đầy đủ. Nếu phát hiện sai sót, kế toán cần từ chối chứng từ và báo cáo quản lý để xử lý kịp thời.
Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ chứng từ kế toán
Sau khi xác minh, chứng từ được chuyển qua các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin cần thiết và ký xác nhận. Cuối cùng, chúng được tập hợp tại phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
Chứng từ cần được bảo quản theo trình tự thời gian, đảm bảo đầy đủ và sẵn sàng phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Khi hết thời hạn lưu trữ, việc tiêu hủy chứng từ phải tuân thủ quyết định của người đại diện pháp luật, trừ khi có yêu cầu khác từ cơ quan nhà nước.
Xử lý chứng từ kế toán đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ quy định pháp luật và khả năng quản lý hiệu quả. Để tối ưu hóa quy trình, hợp tác với các đơn vị kế toán chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu.
Thuế Quang Huy hỗ trợ làm sổ sách, chứng từ kế toán cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh các quy định về kế toán và thuế ngày càng phức tạp, việc tìm kiếm một đối tác chuyên nghiệp để đồng hành trở thành nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Thuế Quang Huy chính là sự lựa chọn đáng tin cậy, mang đến giải pháp kế toán và thuế toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Với hơn 11 năm kinh nghiệm, Thuế Quang Huy tự hào là đối tác của hơn 1.000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, kết hợp kiến thức sâu rộng về kế toán – thuế và pháp lý, cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian cho khách hàng. Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ, Thuế Quang Huy còn là người bạn đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trên hành trình phát triển bền vững.
Đằng sau thành công của Thuế Quang Huy là sự dẫn dắt của CEO Lưu Văn Tuấn, một chuyên gia với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, kế toán thuế, và quản trị nhân sự. Ông Tuấn từng đảm nhận vai trò Kiểm soát viên tại các ngân hàng lớn và là hội viên tích cực của Hội Kiểm toán và Hội Tư vấn thuế Việt Nam.
Hãy để Thuế Quang Huy đồng hành, giúp doanh nghiệp bạn quản lý tài chính hiệu quả và tập trung vào mục tiêu phát triển dài hạn.
Một số câu hỏi thường gặp về chứng từ kế toán
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định rõ trong Luật Kế toán 2015 Khoản 5 Điều 41, cụ thể như sau:
- Chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (như phiếu thu, phiếu chi) phải lưu trữ ít nhất 5 năm.
- Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các sổ kế toán, báo cáo tài chính năm phải lưu trữ ít nhất 10 năm.
- Với các tài liệu kế toán mang tính sử liệu, có ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, an ninh hoặc quốc phòng, việc lưu trữ được thực hiện vĩnh viễn.
Hết thời hạn lưu trữ, đơn vị kế toán tiêu hủy theo quy định pháp luật tại Điều 16, 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Làm sao để chứng từ điện tử trở thành chứng từ kế toán?
Để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán, cần đáp ứng các yêu cầu tại Điều 17 Luật Kế toán 2015. Cụ thể, chứng từ điện tử phải:
- Có đầy đủ nội dung theo quy định.
- Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử mã hóa, không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc lưu trữ trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ.
- Đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu, và được quản lý chặt chẽ để ngăn chặn việc xâm nhập, sao chép, hoặc sử dụng sai mục đích.
- Khi chứng từ giấy được chuyển đổi sang dạng điện tử hoặc ngược lại, chứng từ điện tử là căn cứ thực hiện giao dịch, còn chứng từ giấy chỉ dùng để lưu trữ và kiểm tra.
Loại chứng từ kế toán nào là bắt buộc?
Theo Điều 18, Mục 1, Chương II Luật Kế toán 2015, việc lập chứng từ kế toán là bắt buộc khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán phải được lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ, tuân thủ đầy đủ, kịp thời, rõ ràng và chính xác theo mẫu quy định.
Chứng từ kế toán thuế giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính doanh nghiệp. Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ chứng từ kế toán là gì, tầm quan trọng của việc lập, lưu trữ và xử lý chứng từ đúng quy định.
Quá trình này yêu cầu sự am hiểu sâu sắc và tính cẩn trọng cao, đòi hỏi kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn. Vì thế, hợp tác với một đơn vị uy tín như Thuế Quang Huy là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.
Hãy liên hệ với Thuế Quang Huy để được hỗ trợ toàn diện về kế toán và thuế.
