Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và được mở ngay sau khi thành lập doanh nghiệp. Việc kế toán ghi sổ sách kế toán nghiêm chỉnh giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và cung cấp thông tin hữu ích cho việc phân tích hiệu quả kinh doanh hỗ trợ các quyết định chiến lược.
Cùng với sự phát triển của ngành kế toán, hệ thống sổ sách ngày càng được cải tiến để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Vậy hiện nay có những loại sổ sách kế toán nào? Phương pháp ghi chép và thời gian lưu trữ ra sao? Hãy cùng Thuế Quang Huy khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp luật quy định về sổ sách kế toán:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 – Các quy định về công tác kế toán bao gồm nội dung công việc, cấu trúc tổ chức bộ máy, vai trò của nhân viên kế toán, dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước và tổ chức nghề nghiệp trong ngành kế toán.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện điều luật kế toán cho các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP – Quy định cụ thể một số điều trong Luật Kế toán về nội dung công việc kế toán, cơ cấu tổ chức, vai trò của nhân viên kế toán, các hoạt động dịch vụ kế toán và tổ chức nghề nghiệp liên quan.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện điều luật kế toán cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
Khái niệm sổ kế toán là gì?
Sổ kế toán là tài liệu ghi chép toàn bộ các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, chi phí, nợ phải trả, nợ phải thu và các hoạt động giao dịch khác. Thực hiện ghi chép đầy đủ, rõ ràng sổ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả, đồng thời hỗ trợ trong các thời điểm quyết toán thuế và báo cáo tài chính.
Vai trò của sổ sách kế toán doanh nghiệp
Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát các giao dịch tài chính, đồng thời là nguồn thông tin hữu ích giúp bạn đưa ra những quyết định kinh doanh chiến lược. Dưới đây là một số vai trò chính của sổ sách kế toán:
- Theo dõi hoạt động tài chính: Ghi nhận chi tiết các khoản thu nhập, chi phí, nợ phải thu, nợ phải trả giúp bạn nắm bắt chính xác tình hình tài chính hiện tại, từ đó dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Cung cấp dữ liệu cho việc lập các báo cáo tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ, và kết quả kinh doanh. Dựa trên những thông tin này, bạn có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên thông tin thực tế.
- Hỗ trợ kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ dựa trên dữ liệu từ sổ sách để kiểm tra tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc ghi chép và lưu trữ sổ sách kế toán kỹ lưỡng tạo điều kiện thuận lợi cho các kỳ kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài.
- Quản lý thuế: Nội dung trong sổ sách cung cấp dữ liệu cho việc kê khai thuế và báo cáo tài chính. Vì thế, bạn cần tuân thủ quy định liên quan đến sổ sách kế toán để tránh các rủi ro pháp luật không đáng có.
- Quản lý nợ và tín dụng: Cung cấp các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp theo dõi tình trạng nợ phải trả và nợ phải thu, từ đó quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Dữ liệu kế toán cung cấp thông tin chi tiết về chi phí, doanh thu và lợi nhuận, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các sản phẩm hoặc dịch vụ.Từ đó, hỗ trợ ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh ngân sách, mở rộng quy mô sản xuất hoặc tối ưu hóa các khoản đầu tư.
- Quản lý tài liệu pháp lý: Sổ sách kế toán lưu trữ đầy đủ các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, chứng từ, biên lai giao dịch có thể dễ dàng đối chứng khi cần hoặc khi có yêu cầu từ các cơ quan kiểm tra.
Các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp hiện nay
Với sự phát triển của các mô hình kinh tế, hiện nay các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp được chia như sau:
Theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán
Dựa vào mức độ dữ liệu thông tin cần ghi chép và quy định tại phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán được chia thành 2 loại là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Cụ thể như sau:
- Sổ kế toán tổng hợp là công cụ ghi nhận các thông tin kế toán ở mức độ tổng quát về một đối tượng nhất định, phản ánh tình hình biến động và giá trị hiện có bằng đơn vị tiền tệ. Sổ tổng hợp cung cấp số liệu cần thiết để lập các báo cáo tài chính và theo dõi tình hình về tài chính của doanh nghiệp.
- Sổ kế toán chi tiết là sổ được mở ra nhằm ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết. Thông tin trên sổ giúp quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí mà sổ tổng hợp chưa phản ánh. Số lượng và cấu trúc của sổ chi tiết có thể linh hoạt tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Theo hình thức của sổ kế toán
Hình thức của sổ kế toán được chia thành sổ đóng quyển và sổ tờ rơi với đặc điểm như sau:
- Sổ đóng quyển được thiết kế có số trang và đóng dấu giáp lai dùng ghi chép thông tin trong một khoảng thời gian nhất định, như một tháng hoặc một quý. Hình thức sổ phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu kế toán cao và liên tục.
- Sổ tờ rời bao gồm nhiều tờ giấy riêng lẻ, có thể được lưu trữ trong các hồ sơ hoặc tập tin khác nhau được sử dụng để ghi chép thông tin cho một giao dịch hoặc sự kiện cụ thể. Hình thức phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và nhu cầu kế toán không nhiều.
Theo phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu
Hệ thống sổ sách kế toán doanh nghiệp được chia thành 3 loại chính: Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Nhật ký – Sổ Cái.
- Sổ Nhật ký là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, không phản ánh riêng lẻ sự biến động của từng đối tượng mà chỉ tổng hợp các giao dịch đã xảy ra. Điều đặc biệt là sổ Nhật ký không có số dư đầu kỳ, mà chỉ thể hiện các số liệu đã phát sinh trong kỳ kế toán.
- Sổ Cái là tài liệu tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến một đối tượng kế toán cụ thể, theo dõi giá trị hiện có tại thời điểm đầu và cuối kỳ và phản ánh các biến động trong suốt kỳ kế toán. Sổ Cái có thể được mở riêng cho từng đối tượng hoặc kết hợp nhiều đối tượng khác nhau, thường được sử dụng cho hình thức nhật ký chung.
- Sổ Nhật ký – Sổ Cái là hình thức kết hợp hai phương thức ghi chép thống kê theo trình tự thời gian và đối tượng theo dõi. Loại sổ này giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin toàn diện và hiệu quả.
Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ
Dựa theo kết cấu đối ứng các tài khoản, sổ sách kế toán được chia thành 2 loại: sổ kế toán theo kiểu đối ứng cột và đối ứng dòng.
- Sổ đối ứng theo cột mỗi tài khoản đối ứng được trình bày trong các cột riêng biệt, tương ứng với từng đối tượng kế toán. Mỗi cột sẽ ghi nhận thông tin liên quan đến đối tượng cụ thể đó.
- Sổ đối ứng theo dòng sắp xếp các tài khoản đối ứng theo hàng. Các chứng từ sẽ được ghi vào sổ theo cột tài khoản đối ứng và thông tin của từng đối tượng được ghi lại theo hàng ngang.
Các hình thức ghi sổ kế toán
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định có 5 hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng cho tất cả các mọi mô hình doanh nghiệp trong tất cả lĩnh vực và thành phần kinh tế:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung là phương pháp ghi chép các giao dịch tài chính theo trình tự thời gian.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái kết hợp giữa việc ghi chép nhật ký và sổ cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ gốc để ghi chép vào sổ kế toán
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ kết hợp giữa việc ghi nhận các giao dịch kinh tế theo thứ tự thời gian và hệ thống hóa các giao dịch theo theo từng tài khoản.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm kế toán để lưu trữ và xử lý các nghiệp vụ tài chính.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 133/2016/TT-BTC chia hình thức ghi sổ kế toán thành 4 loại, gồm: kế toán nhật ký chung, nhật ký – sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ và kế toán sử dụng phần mềm trên máy vi tính.
Như vậy, công ty quy mô nhỏ và vừa có thể lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán theo cả 2 thông tư 200 và 133. Tuy nhiên cần đồng bộ trong năm tài chính, nếu có thay đổi cần thông báo với cơ quan thuế.
Đặc trưng của các hình thức sổ sách kế toán
Mỗi hình thức ghi sổ kế toán đều có những nguyên tắc riêng, ảnh hưởng đến cách ghi chép và quản lý thông tin tài chính của doanh nghiệp. Cùng Thuế Quang Huy tìm hiểu đặc điểm của từng loại trong phần dưới đây.
Đối với hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các giao dịch tài chính và kinh tế của doanh nghiệp đều phải được ghi lại trong sổ Nhật ký và lấy sổ Nhật ký chung làm chính.
Quy trình ghi sổ kế toán cần được thực hiện theo thứ tự thời gian của từng giao dịch và dựa trên tài khoản kế toán tương ứng. Sau khi đã ghi vào sổ Nhật ký, thông tin này sẽ được sử dụng để cập nhật vào Sổ Cái thể hiện từng giao dịch đã xảy ra.
Đối với hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hình thức kế toán này yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh đều được ghi chép theo trình tự thời gian giao dịch xảy ra tương ứng tài khoản kế toán trong cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất, gọi là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Việc ghi chép vào sổ này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Đối với hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Với phương pháp kế toán Chứng từ ghi sổ được ghi chép dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại. Mỗi chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục trong tháng hoặc năm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ. Quá trình ghi chép diễn ra theo 2 bước:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Đối với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết trong cùng một sổ kế toán. Việc ghi chép diễn ra theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế giúp hệ thống hóa các giao dịch phát sinh, ghi nhận bên “Có” và phân tích theo tài khoản đối ứng “Nợ”. Phương pháp này sử dụng mẫu sổ in sẵn và yêu cầu các giấy tờ pháp lý như hóa đơn, biên lai theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Đối với hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng của loại hình kế toán trên máy vi tính là được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, cho phép người dùng ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính nhanh chóng. Phần mềm kế toán được phát triển dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán truyền thống hoặc kết hợp nhiều hình thức khác nhau. Mặc dù không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ như hình thức truyền thống, phần mềm vẫn phải in ra đầy đủ các tài liệu kế toán theo quy định pháp luật.
Hướng dẫn quy trình ghi sổ kế toán
Mỗi loại sổ sách đều có yêu cầu ghi chép riêng biệt, tùy thuộc vào tính chất và mục đích sử dụng. Để đảm bảo việc ghi nhận thông tin được chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật, bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách ghi chép sổ sách kế toán chi tiết cho mỗi loại trong phần dưới đây.
Cách ghi sổ cái
Hiện nay, mẫu Nhật ký Sổ Cái dành cho kế toán doanh nghiệp được quy định tại mẫu số S01-DN, ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được ghi chép theo quy trình như sau:
- Bước 1: Ghi rõ ngày tháng diễn ra giao dịch và cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, bao gồm hàng hóa, dịch vụ và tên đối tác liên quan.
- Bước 2: Xác định tài khoản “Nợ” và “Có” liên quan đến giao dịch.
- Bước 3: Ghi chép vào Sổ Cái số tiền vào cột “Nợ” của tài khoản nợ và cột “Có” của tài khoản có tương ứng và thêm mô tả nếu cần thiết.
- Bước 4: Đảm bảo tổng số tiền nợ bằng tổng số tiền có, nếu có chênh lệch cần xem lại ghi chép.
- Bước 5: Kiểm tra thông tin đã ghi và gửi yêu cầu duyệt đến người có thẩm quyền.
- Bước 6: Chuyển dữ liệu từ sổ cái đến các sổ chi tiết hoặc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Cách ghi sổ nhật ký chung
Mẫu Sổ Nhật ký chung áp dụng cho doanh nghiệp được quy định theo mẫu S03a-DNN, Phụ lục 4, ban hành cùng Thông tư 133/2016/TT-BTC được thực hiện ghi theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Ghi ngày, tháng sổ được lập.
- Bước 2: Mỗi giao dịch, ghi ngày thực hiện và diễn giải chi tiết về sự kiện kế toán.
- Bước 3: Xác định tài khoản “Nợ” hoặc “Có” và ghi rõ mô tả cho từng giao dịch
- Bước 4: Ghi chép chi tiết giao dịch số tiền vào cột “Nợ” và “Có” tương ứng.
- Bước 5: Kiểm tra đảm bảo tổng số tiền phát sinh “Nợ” và “Có” cân bằng, nếu có chênh lệch cần phải xem xét lại ghi chép.
- Bước 6: Rà soát lại thông tin và chuyển giao người có thẩm quyền xác nhận.
- Bước 7: Lưu trữ sổ nhật ký chung kỹ lưỡng để phục vụ cho việc kiểm tra và báo cáo sau này.
Cách ghi sổ chi tiết
Biểu mẫu sổ chi tiết dành cho các tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định tại Mẫu số S38-DN thuộc Phụ lục 04 được hướng dẫn theo cách ghi chép sổ sách kế toán như sau:
- Bước 1: Ghi rõ tên tài khoản mà sổ chi tiết theo dõi (ví dụ: Tài khoản chi phí, tài khoản thu nhập). Đồng thời, xác định thời gian mà sổ có hiệu lực quản lý, có thể là tháng, quý hoặc năm tài chính.
- Bước 2: Mô tả chi tiết giao dịch, bao gồm: ngày thực hiện, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, đối tác giao dịch và các chi tiết khác.
- Bước 3: Phân loại tài khoản “Nợ” và “Có” liên quan đến giao dịch và ghi rõ mô tả của từng loại.
- Bước 4: Nhập số tiền vào cột “Nợ” và “Có” vào các tài khoản tương ứng.
- Bước 5: Kiểm tra đảm bảo tổng số tiền phát sinh “Nợ” và “Có” phải cân bằng, nếu có chênh lệch cần phải xem xét lại ghi chép.
- Bước 6: Xem lại các nội dung đã ghi để đảm bảo không có sai sót và chuyển giao cho người có thẩm quyền duyệt và ký xác nhận.
- Bước 7: Sắp xếp lưu trữ sổ chi tiết theo thứ tự thời gian, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
Lưu ý, tất cả các biểu mẫu sổ kế toán kể trên bao gồm sổ cái, sổ nhật ký, sổ chi tiết đều thuộc loại không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo thông tin được trình bày rõ ràng, đầy đủ và dễ kiểm soát.
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán
Theo quy định pháp luật tại điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán được chia thành 3 mức: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn, tùy thuộc vào loại tài liệu như sau.
- Thời hạn 5 năm: Áp dụng cho các chứng từ không trực tiếp phục vụ việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, như phiếu thu, phiếu chi hay phiếu nhập xuất kho. Các tài liệu này chủ yếu dùng cho quản lý nội bộ và không có yêu cầu đặc biệt về lưu trữ dài hạn.
- Thời hạn 10 năm: Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp cho việc lập sổ sách và báo cáo tài chính, bao gồm sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tháng, quý, năm và các hồ sơ liên quan đến thanh lý tài sản hoặc kiểm toán.
- Thời hạn vĩnh viễn: Triển khai cho các tài liệu có ý nghĩa quan trọng về an ninh quốc phòng hoặc lĩnh vực kế toán nhà nước như báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương.
Kinh nghiệm lưu trữ, quản lý sổ sách hiệu quả, khoa học
Lưu trữ sổ sách kế toán một cách khoa học giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin phục vụ các quá trình thanh tra, kiểm toán từ cơ quan chức năng. Cách quản lý sổ sách kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại và rõ ràng như sau:
- Sổ tổng hợp: In theo tháng, đóng bìa và ghi rõ tên sổ, tháng và số tập. Ví dụ: “Sổ Nhật Ký Chung tháng 01/2021, Tập 1/5”.
- Sổ cái các tài khoản: In theo quý, sắp xếp theo thứ tự số tài khoản và đóng bìa ghi rõ thời gian.
- Sổ chi tiết tài khoản: Tùy thuộc vào lượng giao dịch, sổ có thể được in theo tháng hoặc quý và cần ghi rõ tháng/quý/năm trên trang bìa.
- Các sổ chi tiết khác: Bao gồm bảng kê thuế, sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thường in theo tháng và kèm theo chứng từ.
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định pháp luật trong việc ghi chép và lưu trữ sổ sách kế toán để tránh xảy ra các rủi ro pháp lý không đáng có. Tuy nhiên, quá trình này thường mất nhiều thời gian do hệ thống luật pháp về kế toán, thuế khá phức tạp, gây áp lực lớn, đặc biệt cho các công ty vừa và nhỏ không đủ nguồn lực thuê kế toán viên riêng.
Do đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thuê ngoài để đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí.
Thuế Quang Huy hỗ trợ tư vấn và làm sổ sách kế toán uy tín, trọn gói
Thuế Quang Huy với hơn 13 năm hoạt động, tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thuế và kế toán. Chúng tôi sở hữu đội ngũ kế toán và kiểm toán giàu kinh nghiệm cam kết mang lại những giải pháp tối ưu, phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán của Thuế Quang Huy được thiết kế giúp bạn kiểm soát tài chính khoa học bao gồm các đầu việc sau:
- Rà soát và phân tích số liệu được ghi chép trong sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác.
- Thực hiện hạch toán và điều chỉnh bút toán chuẩn hóa, phản ánh đúng tình hình tài chính.
- Chuẩn hóa dữ liệu tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế và quy định hiện hành.
- Hỗ trợ làm việc với kiểm toán viên khi có yêu cầu.
- Tư vấn và hướng dẫn tối ưu hóa các loại thuế hợp lý.
- Lập báo cáo tài chính đúng theo yêu cầu pháp lý đảm bảo chính xác và minh bạch.
Mời bạn tham khảo chi phí dịch vụ kế toán trọn gói tại Thuế Quang Huy:
|
Số chứng từ (1 tháng) |
Lĩnh vực Thương mại – Dịch vụ
(đồng/tháng) |
Lĩnh vực Xây dựng – Sản xuất (đồng/tháng) |
| Không phát sinh | 500.000 | 500.000 |
| 01-15 | 1.000.000 | 1.100.000 |
| 16-30 | 1.500.000 | 1.700.000 |
| 31-45 | 1.800.000 | 2.200.000 |
| 46-60 | 2.300.000 | 3.000.000 |
| Từ 61 hoá đơn trở lên | Thỏa Thuận | Thỏa Thuận |
Trên đây chỉ là bảng chi phí tham khảo, thực tế có thể thay đổi tùy theo phạm vi công việc và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn để nhận được báo giá chính xác dựa trên tình hình của công ty.
Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán
Khóa sổ kế toán là gì?
Khóa sổ kế toán là bước quan trọng trong quy trình lập báo cáo tài chính, diễn ra vào cuối kỳ kế toán. Trước khi tiến hành khóa sổ, bạn cần rà soát và đối chiếu các số liệu, đặc biệt khi có phát sinh kiểm kê. Đồng thời tính toán chính xác số phát sinh và số dư cuối kỳ của từng tài khoản.
Doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống sổ kế toán có được không?
Doanh nghiệp có quyền tự thiết kế biểu mẫu sổ kế toán phù hợp với nhu cầu của mình nhưng phải đảm bảo các thông tin về kinh tế tài chính được cung cấp đầy đủ và rõ ràng. Hiện nay các biểu mẫu liên quan đến hệ thống sổ kế toán đều được cung cấp sẵn tại tại Phụ lục 4 của Thông tư 200.
Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm là loại nào?
Cuối năm bạn cần in các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các loại như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Sổ kế toán chi tiết ghi nhận các thông tin cụ thể hơn, như Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu và phải trả, sổ kho, và sổ tài sản cố định.
- Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh tài khoản.
*Lưu ý: Cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan đến từng giao dịch, như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, sổ phụ và hợp đồng kinh tế.
Sửa sai trong sổ sách kế toán bằng cách nào?
Theo Điều 27 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, khi phát hiện sai sót, bạn không được tẩy xóa sổ sách kế toán mà phải áp dụng một trong 3 phương pháp sửa chữa sau:
- Ghi cải chính: Gạch một đường thẳng qua thông tin sai và ghi thông tin đúng ở phía trên. Phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi số âm: Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và cũng cần có chữ ký của kế toán trưởng.
- Ghi điều chỉnh: Lập chứng từ điều chỉnh và ghi thêm số chênh lệch để hoàn thiện thông tin.
Nếu sai sót được phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan có thẩm quyền, sửa chữa sẽ được thực hiện trên sổ kế toán của năm đó. Ngược lại, nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo đã nộp, cần sửa trên sổ của năm phát hiện và thuyết minh về sửa chữa đó.
Sổ sách kế toán không đơn thuần là bản ghi chép nội dung các giao dịch tài chính mà còn là cơ sở giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bạn cần chú trọng việc duy trì tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật của các nội dung được ghi chép để tránh các rủi ro pháp lý trong các kỳ thanh tra.
Hy vọng với nội dung bài viết trên, bạn đã nắm rõ được quy định pháp luật về các loại sổ sách kế toán và hình thức ghi chép, lưu trữ tương ứng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hoặc gặp khó khăn liên quan đến lĩnh vực kế toán và thuế hãy liên hệ ngay với Thuế Quang Huy để được tư vấn miễn phí.
