Chế độ kế toán hộ kinh doanh là tập hợp các quy định bắt buộc về hệ thống chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép doanh thu, chi phí mà hộ kinh doanh phải tuân thủ. Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải áp dụng chế độ này theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Tùy thuộc vào quy mô, hộ kinh doanh sẽ phải mở từ 1 đến 4 loại sổ sách kế toán khác nhau, đồng thời được phép lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng điện tử. Bài viết dưới đây của Thuế Quang Huy sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện chuẩn xác nhất.
Điểm chính cần nhớ:
- Từ 01/01/2026, chế độ kế toán hộ kinh doanh thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025), thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nhưng vẫn cần ghi sổ doanh thu mẫu S1a-HKD.
- Số sổ kế toán phải mở từ 1 sổ (hộ miễn thuế hoặc nộp theo tỷ lệ % doanh thu) đến 4 sổ (hộ nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm).
- Chủ hộ được tự ghi chép, bố trí người thân làm kế toán kiêm nhiệm, hoặc thuê dịch vụ kế toán — không bắt buộc có kế toán chuyên trách.
- Sổ sách và chứng từ được lưu trữ hoàn toàn trên phương tiện điện tử, thời hạn tối thiểu 5 năm.
Chế độ kế toán hộ kinh doanh là gì? Vì sao 2026 phải áp dụng?
Chế độ kế toán hộ kinh doanh là tập hợp quy định về chứng từ, sổ sách và cách ghi chép doanh thu, chi phí mà hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện. Từ 01/01/2026, chế độ này áp dụng theo Thông tư 152/2025/TT-BTC và trở thành bắt buộc với hộ thuộc diện nộp thuế.
Do quy định mới đã bỏ thuế khoán hộ kinh doanh, số thuế phải nộp giờ đây được tính dựa trên doanh thu thực tế do chính hộ tự kê khai, và sổ sách kế toán chính là căn cứ pháp lý minh bạch nhất để xác định số liệu đó.
Bối cảnh pháp lý dẫn đến quy định mới:
- Nghị quyết 198/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 chấm dứt thuế khoán từ 01/01/2026, chuyển toàn bộ hộ kinh doanh sang tự kê khai.
- Phương pháp kê khai đòi hỏi số liệu doanh thu, chi phí có căn cứ — tức là phải có sổ sách, chứng từ.
- Thông tư 88/2021/TT-BTC (chế độ kế toán cũ) được thiết kế cho giai đoạn thuế khoán còn tồn tại, không còn phù hợp, nên được thay bằng Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Thông tư 152/2025/TT-BTC: Văn bản nền tảng của chế độ kế toán mới
Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, hướng dẫn việc ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, thay thế hoàn toàn Thông tư 88/2021/TT-BTC. Đây là văn bản pháp lý nền tảng quyết định toàn bộ nghĩa vụ kế toán của hộ kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2026 trở đi.
Thông tin cơ bản của văn bản:
| Hạng mục | Nội dung |
| Tên văn bản | Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh |
| Ngày ban hành | 31/12/2025 |
| Hiệu lực | 01/01/2026 — đồng bộ với thời điểm bỏ thuế khoán |
| Thay thế | Thông tư 88/2021/TT-BTC |
| Đối tượng áp dụng | Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai |
4 Điểm mới của Thông tư 152/2025/TT-BTC về sổ sách kế toán hộ kinh doanh
So với quy định cũ, Thông tư 152/2025/TT-BTC mang lại sự đơn giản hóa đáng kể cho các hộ kinh doanh. Dưới đây là 4 thay đổi lớn nhất bạn cần nắm rõ:
| Nội dung | Thông tư 88/2021 (cũ) | Thông tư 152/2025 (mới) |
| Hệ thống sổ | Một bộ sổ chung cho mọi hộ | Sổ phân theo nhóm nộp thuế, hộ nhỏ chỉ cần 1 sổ |
| Chứng từ | Bắt buộc 5 mẫu phiếu: thu, chi, nhập kho, xuất kho, bảng lương | Bỏ quy định cứng về mẫu phiếu; hóa đơn là chứng từ gốc quan trọng nhất |
| Tổ chức làm kế toán | Chưa quy định linh hoạt | Tự ghi chép, bố trí người làm (kể cả người thân kiêm nhiệm) hoặc thuê dịch vụ kế toán |
| Lưu trữ | Thiên về bản giấy | Được lựa chọn lưu trữ điện tử hoặc bản giấy, thời hạn 5 năm |
Điểm linh hoạt đáng chú ý cho hộ nhỏ: Thông tư cho phép bổ sung thêm sổ hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ cho phù hợp với thực tế kinh doanh, miễn là đủ nội dung bắt buộc (tên sổ, ngày lập, chữ ký người đại diện). Hộ có thể ghi chép trên Excel hoặc phần mềm bán hàng thay vì sổ giấy.
Hộ kinh doanh của bạn thuộc nhóm nào và phải mở sổ gì?
Để thực hiện đúng hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh, việc đầu tiên là xác định chính xác quy mô doanh thu để đối chiếu với bộ sổ cần mở.
| Nhóm hộ kinh doanh | Căn cứ doanh thu | Sổ kế toán bắt buộc |
| Nhóm 1: Hộ không chịu thuế GTGT, TNCN | Từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống | 1 sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD) |
| Nhóm 2: Hộ nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ % | Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm | 1 sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD) |
| Nhóm 3: Hộ nộp thuế GTGT theo % doanh thu và TNCN trên thu nhập tính thuế | Trên 3 tỷ đồng/năm | 4 sổ: Doanh thu (S2b), Chi phí (S2c), Tồn kho (S2d), Tiền mặt/Tiền gửi (S2e) |
| Nhóm 4: Hộ phát sinh nghĩa vụ thuế khác | Có thuế tài nguyên, môi trường… | Bổ sung thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD) |
Công dụng của từng sổ trong bộ 4 sổ (nhóm doanh thu trên 3 tỷ):
- Sổ S2b-HKD ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT — là căn cứ tính thuế GTGT phải nộp.
- Sổ S2c-HKD ghi chi tiết doanh thu và chi phí — là căn cứ xác định thu nhập tính thuế TNCN. Với hàng mua của người dân tự sản xuất không có hóa đơn, chủ hộ lập bảng kê mua hàng theo mẫu quy định để được ghi nhận chi phí vào sổ này.
- Sổ S2d-HKD theo dõi nhập — xuất — tồn vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa — là căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng và đối chiếu tồn kho khi có kiểm tra.
- Sổ S2e-HKD theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng — kiểm soát dòng tiền và đối chiếu với sao kê tài khoản định kỳ.
Lưu ý xác định nhóm: Cơ quan thuế tính tổng doanh thu từ mọi kênh bán theo mã số định danh cá nhân của chủ hộ. Hộ tiệm cận ngưỡng 1 tỷ hoặc 3 tỷ nên theo dõi doanh thu lũy kế hàng tháng để chuyển nhóm kịp thời — xác định sai nhóm dẫn đến dùng sai mẫu sổ và sai căn cứ tính thuế, đây là lỗi nền tảng cần tránh ngay từ đầu năm.
Hướng dẫn 5 bước triển khai chế độ kế toán hộ kinh doanh kê khai
Việc vận hành sổ sách kế toán không quá phức tạp nếu bạn tuân thủ quy trình chuẩn. Dưới đây là quy trình 5 bước giúp các hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán hộ kinh doanh kê khai:
Bước 1: Xác định nhóm nộp thuế
Cộng doanh thu dự kiến cả năm trên mọi kênh (sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, bán trực tiếp) và đối chiếu bảng phân nhóm ở trên. Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu của mình và thông báo với cơ quan thuế.
Nếu trong năm doanh thu lũy kế vượt ngưỡng 1 tỷ đồng, hộ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế phát sinh vượt ngưỡng.
Bước 2: Chọn hình thức tổ chức kế toán
Thông tư 152/2025/TT-BTC (Điều 2) cho phép 3 lựa chọn: chủ hộ tự ghi chép; bố trí người làm kế toán — kể cả người thân (cha, mẹ đẻ hoặc nuôi, vợ, chồng, con đẻ hoặc nuôi, anh, chị, em ruột) hoặc nhân sự quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm; hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Hộ ít giao dịch, doanh thu dưới 1 tỷ nên tự làm hoặc nhờ người thân; hộ nhiều chứng từ và doanh thu trên 3 tỷ nên thuê dịch vụ để chuẩn hóa số liệu ngay từ đầu.
Bước 3: Thiết lập sổ và chứng từ
Tải mẫu sổ ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC, lập trên Excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Tổ chức lưu chứng từ gốc theo nguyên tắc: hóa đơn điện tử đầu ra, hóa đơn đầu vào, sao kê ngân hàng, bảng kê mua hàng không hóa đơn (đối với hàng mua từ người sản xuất nhỏ lẻ, chợ đầu mối).
Bước 4: Ghi chép định kỳ
Ghi sổ ngay khi phát sinh hoặc chốt theo ngày/tuần, không dồn đến kỳ kê khai. Với người bán hàng online: tải báo cáo doanh thu từ Shopee Seller Centre, TikTok Shop về định kỳ và dùng làm căn cứ ghi sổ doanh thu.
Số liệu sổ sách phải khớp với dữ liệu sàn vì cơ quan thuế nhận được cùng nguồn dữ liệu này theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về cách kê khai và nộp thuế Shopee mới nhất để đối chiếu.
Bước 5: Lưu trữ và đối chiếu kê khai
Lưu sổ sách, chứng từ bằng bản giấy hoặc điện tử trong tối thiểu 5 năm (Điều 3, TT 152/2025/TT-BTC); riêng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế. Cuối mỗi kỳ kê khai (quý), đối chiếu tổng doanh thu trên sổ với tờ khai mẫu 01/CNKD trước khi nộp. Cuối năm, dùng sổ làm căn cứ quyết toán và lập bảng kê hàng tồn kho nếu thuộc nhóm doanh thu trên 3 tỷ đồng.
Chế độ kế toán cho người bán hàng online: Những điểm riêng cần lưu ý
Người bán online có lợi thế là dữ liệu doanh thu đã được số hóa sẵn trên sàn, nhưng cũng chịu rủi ro cao hơn vì cơ quan thuế nắm cùng dữ liệu đó. Do đó, nguyên tắc cốt lõi là số liệu sổ sách phải khớp tuyệt đối với báo cáo trên sàn và sao kê ngân hàng.
Dưới đây là bốn lưu ý đặc biệt cho người bán hàng online & TMĐT:
- Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực nhận trên sàn, đã trừ đơn hủy và hoàn tiền — lấy từ báo cáo doanh thu trong Seller Centre, không tự cộng theo đơn đặt hàng vì số này thường cao hơn thực tế.
- Phần thuế sàn đã khấu trừ thay theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP vẫn cần theo dõi trên sổ nghĩa vụ thuế để đối chiếu với chứng từ khấu trừ sàn cấp, tránh kê khai trùng và thiếu.
- Phí sàn, phí quảng cáo, phí vận chuyển là chi phí hợp lệ đối với hộ nhóm doanh thu trên 3 tỷ — lưu hóa đơn, biên lai từ sàn để ghi nhận vào sổ S2c-HKD và được khấu trừ khi tính thuế TNCN theo tỷ lệ 17% trên lợi nhuận.
- Hàng nhập từ nhiều nguồn không có hóa đơn (chợ đầu mối, người sản xuất nhỏ): lập bảng kê mua hàng theo mẫu quy định ngay tại thời điểm mua, không để đến cuối năm mới truy lại vì dễ thiếu thông tin người bán.
Rủi ro khi không lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Hộ thuộc diện phải ghi sổ mà không thực hiện sẽ đối mặt ba hệ quả: bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán, bị ấn định thuế do không có căn cứ số liệu, và mất quyền chứng minh chi phí, nguồn gốc hàng hóa khi kiểm tra.
- Xử phạt vi phạm hành chính về kế toán: Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP từ ngày 21/5/2026), hành vi không ghi sổ kế toán hoặc ghi không đầy đủ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm, kèm biện pháp khắc phục hậu quả buộc bổ sung vào sổ kế toán.
- Bị ấn định thuế: Theo điều 24 của Luật Quản lý thuế mới nhất 2025 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026), hộ kinh doanh không có sổ sách, cơ quan thuế có quyền ấn định doanh thu và số thuế phải nộp dựa trên dữ liệu sàn thương mại điện tử và dòng tiền ngân hàng. Số thuế ấn định thường cao hơn số thực tế vì không được trừ các khoản giảm trừ hợp lệ. Hành vi không ghi chép sổ kế toán các khoản thu liên quan đến xác định số thuế phải nộp còn được coi là dấu hiệu trốn thuế theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự.
- Mất quyền trừ chi phí: Hộ kinh doanh thuộc nhóm có doanh thu trên 3 tỷ đồng không có sổ S2c-HKD và chứng từ chi phí hợp lệ sẽ bị tính thuế TNCN theo mức 17% trên toàn bộ doanh thu thay vì trên lợi nhuận thực — phần thiệt thòi này thường lớn hơn nhiều so với chi phí thuê kế toán.
Thuế Quang Huy hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán như thế nào?
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và thuế, đội ngũ 45+ chuyên viên của Thuế Quang Huy hỗ trợ hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh triển khai chế độ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC từ khâu xác định nhóm, lập sổ đúng mẫu, đến hỗ trợ kê khai thuế theo quý và quyết toán năm. Dịch vụ được thực hiện trong 1–3 ngày làm việc, giao nhận hồ sơ tận nơi tại TP.HCM và hỗ trợ toàn quốc qua hình thức trực tuyến.
👉 Tìm hiểu thêm về dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh trọn gói tại Thuế Quang Huy.
Kết luận
Chế độ kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC thực chất thân thiện hơn nhiều so với lo ngại: hộ nhỏ (doanh thu ≤ 1 tỷ đồng) chỉ cần một sổ doanh thu mẫu S1a-HKD, được nhờ người thân ghi chép và lưu trữ hoàn toàn trên máy tính. Thách thức thực sự nằm ở việc xác định đúng nhóm, dùng đúng mẫu sổ và duy trì kỷ luật ghi chép — vì mọi số liệu đều được đối chiếu tự động với dữ liệu sàn thương mại điện tử và ngân hàng.
Nếu bạn cần hỗ trợ thiết lập sổ kế toán, kê khai thuế hoặc tư vấn về nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh từ 2026, đội ngũ chuyên gia của Thuế Quang Huy — hơn 15 năm kinh nghiệm, 45+ chuyên viên kế toán và tư vấn thuế — sẵn sàng đồng hành.
👉 Liên hệ để được đội ngũ chuyên viên tư vấn miễn phí ngay hôm nay hoặc tìm hiểu thêm về dịch vụ kế toán trọn gói tại thuequanghuy.vn.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh — hiệu lực từ 01/01/2026
- Thông tư 88/2021/TT-BTC — hết hiệu lực từ 01/01/2026
- Nghị quyết 198/2025/QH15 — chấm dứt thuế khoán từ 01/01/2026
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP — nâng ngưỡng doanh thu miễn thuế lên 1 tỷ đồng/năm, hiệu lực từ 01/01/2026
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP — chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP từ 21/5/2026) — xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP) — xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
- Nghị định 117/2025/NĐ-CP — khấu trừ thuế tại nguồn của sàn thương mại điện tử.
Câu hỏi thường gặp về chế độ kế toán hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng có phải làm sổ sách kế toán không?
Có, nhưng rất đơn giản. Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng thuộc diện miễn thuế, tuy nhiên vẫn phải mở 1 quyển sổ là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD). Việc ghi chép sổ này giúp hộ có căn cứ rõ ràng để kê khai định kỳ và chứng minh doanh thu thực tế của mình luôn nằm dưới ngưỡng chịu thuế.
Hộ kinh doanh có cần kế toán trưởng không?
Không bắt buộc. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, pháp luật cho phép chủ hộ kinh doanh tự mình ghi chép sổ sách, phân công người thân kiêm nhiệm hoặc thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp bên ngoài. Quy định này giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
Hộ kinh doanh kê khai phải mở những sổ kế toán nào?
Tùy nhóm nộp thuế: hộ miễn thuế dùng 1 sổ S1a-HKD; hộ nộp thuế theo tỷ lệ % doanh thu dùng 1 sổ S2a-HKD; hộ nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế (doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm) dùng 4 sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD; hộ có thuế khác mở thêm sổ S3a-HKD.
Sổ sách kế toán hộ kinh doanh có được lưu trên máy tính không?
Hoàn toàn được phép. Pháp luật hiện hành cho phép hộ kinh doanh tự do lựa chọn hình thức lưu trữ sổ sách, hóa đơn và chứng từ dưới dạng bản giấy truyền thống hoặc phương tiện điện tử (như lưu trên máy tính, phần mềm Excel). Điều kiện duy nhất là dữ liệu phải được lưu trữ an toàn với thời hạn tối thiểu là 5 năm.
Người bán hàng trên Shopee ghi sổ doanh thu thế nào?
Dùng báo cáo doanh thu tải từ Shopee Seller Centre làm căn cứ ghi sổ, ghi theo doanh thu thực nhận đã trừ đơn hủy, hoàn tiền. Số liệu sổ sách cần khớp với dữ liệu sàn vì cơ quan thuế tiếp nhận cùng nguồn dữ liệu này.
Không ghi sổ kế toán hộ kinh doanh bị phạt bao nhiêu tiền?
Hộ kinh doanh không ghi sổ hoặc ghi không đầy đủ có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng về vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP).
Ngoài phạt tiền, hộ còn bị buộc khôi phục/bổ sung sổ kế toán, bị ấn định thuế cao hơn thực tế, và mất quyền khấu trừ chi phí hợp lệ. Trường hợp bị xác định là trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên, hành vi không ghi sổ kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự.
