Kế toán công nợ là vị trí quan trọng chuyên theo dõi, quản lý các khoản phải thu, phải trả, đảm bảo dòng tiền luôn ổn định cho doanh nghiệp. Kiểm soát công nợ chặt chẽ giúp hạn chế rủi ro tài chính, giảm thiểu nợ xấu và tối ưu hóa các khoản thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết sau đây, Thuế Quang Huy giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ phận này thông qua những giải thích chi tiết về kế toán công nợ là gì, nghiệp vụ và công việc của kế toán công nợ. Tìm hiểu ngay!
Hiểu đúng về kế toán công nợ
Vì sao có một số doanh nghiệp có doanh thu cao nhưng vẫn gặp khó khăn về dòng tiền? Bí quyết nằm ở cách quản lý công nợ của doanh nghiệp. Đây được xem là yếu tố vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Vậy, kế toán công nợ thực chất là gì?
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là công việc ghi nhận, theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát tình trạng tài chính, tránh rủi ro mất cân đối dòng tiền. Cụ thể có 2 loại công nợ bạn cần biết để hiểu đúng về vị trí này:
- Công nợ phải thu: Là các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
- Công nợ phải trả: Đây là các khoản doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác, nhân viên, hoặc các khoản vay khác.
Kế toán công nợ đóng vai trò then chốt trong doanh nghiệp, giúp quản lý dòng tiền minh bạch và đảm bảo tình hình tài chính luôn ổn định. Một hệ thống kế toán công nợ hiệu quả mang lại nhiều lợi ích:
- Kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, tránh tình trạng thiếu hụt vốn.
- Đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh bị phạt hoặc mất uy tín.
- Tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ, từ đó giảm thiểu rủi ro khách hàng chậm trả.
- Cung cấp báo cáo, dữ liệu tài chính chính xác để doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh đúng đắn hơn.
Lấy ví dụ thực tế về chức năng cân bằng công nợ trong một công ty A như sau:
Công ty A kinh doanh sản phẩm nội thất, bán hàng cho khách B với tổng giá trị 100 triệu đồng, thời hạn thanh toán là 30 ngày. Đồng thời, công ty A cũng nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp C với điều kiện thanh toán trong 60 ngày.
Nếu khách B thanh toán chậm có thể gây ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty A, do công ty A thiếu tiền để trả cho nhà cung cấp C đúng hạn, dẫn đến nguy cơ bị phạt chậm trả hoặc mất uy tín trong hợp tác kinh doanh.
Ngược lại, nếu công ty A theo dõi sát công nợ, nhắc nhở khách hàng B thanh toán kịp thời, họ sẽ có đủ dòng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp. Nhờ chức năng “kế toán công nợ” tương tự như vậy giúp công ty A duy trì hoạt động trơn tru, hạn chế gặp trở ngại về dòng tiền, hụt vốn hay khó khăn tài chính.
Công nợ của doanh nghiệp phát sinh do đâu?
Công nợ là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động tài chính của bất kỳ đơn vị kinh doanh nào. Dù là công nợ phải thu hay trả đều ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và sự ổn định của doanh nghiệp. Nhưng bạn có biết công nợ phát sinh từ đâu?
Thuế Quang Huy liệt kê 6 nguồn phổ biến dẫn tới công nợ trong một doanh nghiệp dưới dây:
- Bán hàng trước, thu tiền sau: Nhiều doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng trước và cho khách hàng thời gian thanh toán sau để tăng doanh số. Theo đó, một công ty sản xuất tiêu dùng X có thể giao hàng trước cho đại lý với điều kiện thanh toán trong 30 ngày chẳng hạn. Nếu đại lý chưa thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp sẽ có khoản công nợ phải thu.
- Khách hàng mất khả năng thanh toán: Khi khách hàng phá sản hoặc gặp khủng hoảng tài chính, họ có thể không đủ khả năng trả nợ. Vì điều này nên khiến doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro nợ xấu, gặp trở ngại trong việc thu hồi công nợ. Giả sử một nhà cung cấp thực phẩm lớn có thể mất toàn bộ khoản phải thu khi chuỗi nhà hàng đối tác của họ đóng cửa do đại dịch xảy ra.
- Khách hàng thanh toán chậm: Không phải lúc nào khách hàng cũng thanh toán đúng thời hạn. Có thể do quy trình kế toán nội bộ của họ chậm trễ, hoặc họ gặp khó khăn tài chính tạm thời. Lúc này bạn cũng sẽ có khoản công nợ phải thu.
- Doanh nghiệp chưa thanh toán cho đối tác: Không chỉ có công nợ phải thu, doanh nghiệp cũng có công nợ phải trả khi chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Việc này thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa có đủ vốn hoặc chờ thu tiền từ khách hàng để thanh toán.
- Điều khoản thanh toán linh hoạt: Một số doanh nghiệp cung cấp các điều khoản thanh toán linh hoạt để thu hút khách hàng, chẳng hạn như cho phép trả góp hoặc kéo dài thời gian thanh toán. Đi đôi với khả năng giúp tăng doanh số thì các chương trình này cũng khiến công ty bạn phải chịu công nợ kéo dài.
- Thị trường kinh tế có thay đổi: Biến động kinh tế như suy thoái, lạm phát hay thay đổi chính sách thuế có thể khiến khách hàng gặp khó khăn trong thanh toán, gián tiếp tạo ra công nợ cho phía doanh nghiệp.
Đối tượng nào phải theo dõi công nợ?
Xét về đối tượng, công nợ không chỉ liên quan đến khách hàng mà còn bao gồm nhiều thành phần khác. Dưới đây là các đối tượng chính cần theo dõi công nợ:
|
Đối tượng |
Mô tả |
| Khách hàng (TK 131) | Công nợ phải thu từ khách hàng khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ trước, nhưng chưa nhận được thanh toán. Ví dụ: Công ty A bán nội thất cho đại lý với thời hạn thanh toán 30 ngày. |
| Nhà cung cấp (TK 331) | Công nợ phải trả khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên liệu nhưng chưa thanh toán. |
| Nhân viên (TK 141) | Các khoản tạm ứng, hoàn ứng trong nội bộ doanh nghiệp. Giả sử nhân viên công ty A được tạm ứng chi phí đi công tác và cần quyết toán sau khi hoàn thành. |
| Công nợ nội bộ (TK 136, 336) | Khoản phải thu và phải trả giữa công ty mẹ và các chi nhánh, giữa các công ty trong cùng tập đoàn. Ví dụ: Công ty con A vay vốn từ công ty mẹ B. |
| Khoản phải thu khác (TK 138) | Công nợ phát sinh ngoài hoạt động bán hàng, như bồi thường từ nhân viên, đối tác hoặc các khoản tạm thu,… |
| Khoản phải trả khác (TK 338) | Các khoản phải trả ngoài nợ nhà cung cấp, như bảo hiểm, lương nhân viên, thuế,… |
Tầm quan trọng của kế toán công nợ đối với doanh nghiệp
Như đã đề cập, dù bạn có một doanh nghiệp kinh doanh thương mại phát triển mạnh, đơn hàng liên tục gia tăng. Tuy nhiên, kể cả doanh thu cao thì doanh nghiệp vẫn có khả năng đối mặt với các khó khăn tài chính từ tiền thu khách hàng đến chậm, trong khi các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đến hạn,…
Nếu không có hệ thống kế toán công nợ chặt chẽ, dòng tiền bị đình trệ sẽ ảnh hưởng đến khả năng vận hành và mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tránh rủi ro mất cân đối dòng tiền. Một cách rõ ràng, kế toán công nợ sẽ hỗ trợ:
- Tuân thủ pháp lý: Kế toán công nợ giúp doanh nghiệp đáp ứng các quy định kế toán, thuế và tránh rủi ro pháp lý do sai sót trong ghi chép công nợ.
- Quản lý dòng tiền: Theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả để doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, tránh tình trạng mất khả năng thanh toán.
- Giảm thiểu rủi ro nợ xấu: Phân loại, kiểm soát công nợ, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, hạn chế tình trạng khách hàng nợ lâu hoặc không thể thanh toán.
- Cơ sở báo cáo tài chính: Ghi nhận chính xác công nợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cơ sở ra quyết định chiến lược, như mở rộng kinh doanh hoặc tái cấu trúc vốn.
- Hỗ trợ đàm phán hợp đồng: Dữ liệu công nợ làm nền tảng cho doanh nghiệp đàm phán điều khoản thanh toán hợp lý với khách hàng và nhà cung cấp, tối ưu hóa lợi ích tài chính hiệu quả.
- Tăng cường quan hệ đối tác: Thanh toán đúng hạn hỗ trợ việc xây dựng uy tín với nhà cung cấp và khách hàng, tạo điều kiện cho những mối hợp tác lâu dài.
Các loại kế toán công nợ phổ biến hiện nay
Có 2 loại công nợ kế toán công nợ mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải quản lý: Kế toán công nợ phải thu và phải trả.
Kế toán công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải thu là quá trình theo dõi, ghi nhận và kiểm soát các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán ngay.
Giả sử một doanh nghiệp sản xuất X cung cấp lô hàng trị giá 500 triệu VNĐ cho một công ty bán lẻ Y, theo hợp đồng thanh toán sau 30 ngày. Kế toán công nợ phải thu của công ty X sẽ ghi nhận số tiền này vào tài khoản phải thu (TK 131) và theo dõi đến khi khách hàng thanh toán đầy đủ. Nếu quá hạn mà chưa nhận được tiền, kế toán sẽ nhắc nhở hoặc áp dụng biện pháp thu hồi nợ.
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán công nợ phải trả là việc ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác hoặc cơ quan quản lý thuế, bảo hiểm,… Loại công nợ này giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh bị phạt do chậm trễ và duy trì uy tín với đối tác của mình.
Ví dụ: Một doanh nghiệp E nhập khẩu nguyên vật liệu trị giá 700 triệu VND từ nhà cung cấp F và có thỏa thuận thanh toán sau 45 ngày. Kế toán công nợ phải trả công ty E cần cập nhật số tiền này vào tài khoản phải trả (TK 331).
Trước khi đến hạn, kế toán sẽ kiểm tra dòng tiền, lập kế hoạch thanh toán và gửi đề nghị chi trả để đảm bảo công ty thực hiện nghĩa vụ đúng cam kết, ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp.
Công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Kế toán công nợ đóng vai trò trung tâm trong việc theo dõi, kiểm soát và xử lý các khoản phải thu, phải trả. Như vậy, nhiệm vụ của kế toán công nợ không dừng lại ở việc ghi chép số liệu, mà bao hàm trong đó là hàng loạt công việc liên quan đến đảm bảo dòng tiền lưu thông của doanh nghiệp.
Dưới đây là những công việc của kế toán công nợ phải làm trong doanh nghiệp:
Theo dõi và quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp
Nhân viên hoặc bộ phận thuộc doanh nghiệp có thể tạm ứng một khoản tiền để phục vụ công việc như mua nguyên vật liệu hoặc chi phí công tác. Sau đó, kế toán công nợ ghi nhận các khoản tạm ứng, theo dõi việc sử dụng, và đối chiếu khi hoàn ứng. Nhờ quá trình này, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ mặt thu chi và tránh thất thoát do sử dụng sai mục đích.
Xử lý các khoản công nợ được ủy thác
Một số doanh nghiệp có thể thực hiện ủy thác thanh toán hoặc thu hồi công nợ thông qua bên thứ ba như công ty tài chính hoặc ngân hàng. Kế toán công nợ cần theo dõi các giao dịch này, đảm bảo thanh toán đúng hạn, đồng thời lưu ký các khoản phải thu hoặc phải trả vào hệ thống kế toán.
Quản lý các khoản vay của doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu phải vay vốn để mở rộng sản xuất, đầu tư hoặc duy trì hoạt động. Kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay, bao gồm lãi suất, kỳ hạn trả nợ, và lên lịch thanh toán. Ngoài ra, họ cũng cần lập kế hoạch tài chính để giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng mất cân đối hoặc bị phạt do trễ hạn thanh toán nợ vay.
Định kỳ kiểm tra tình trạng công nợ
Hãy lưu ý rằng công nợ doanh nghiệp không cố định mà thay đổi liên tục theo từng giao dịch. Do vậy, kế toán công nợ phải định kỳ kiểm tra, đối chiếu các số liệu với khách hàng, nhà cung cấp cũng như bộ phận liên quan. Một khi phát hiện sai sót, họ cần xử lý các khoản chênh lệch kịp thời.
Giám sát quá trình thanh toán của khách hàng
Một nhiệm vụ của kế toán công nợ không kém quan trọng là theo dõi tiến độ thanh toán từ khách hàng. Trường hợp các khách hàng trễ hạn, kế toán cần chủ động nhắc nhở, gửi thông báo và hỗ trợ giải quyết các vướng mắc nếu có.
Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế
Kiểm tra cẩn thận luôn là “tiêu chí vàng” giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp và đảm bảo quyền lợi tài chính của mình. Mỗi giao dịch mua bán hoặc hợp tác kinh doanh đều được ràng buộc bởi hợp đồng. Kế toán công nợ cần kiểm tra nội dung hợp đồng để đảm bảo điều khoản thanh toán rõ ràng, thời hạn phù hợp và tránh những rủi ro pháp lý.
Tham gia trực tiếp vào việc thu hồi nợ xấu
Bất kể có quản lý chặt chẽ đến đâu, doanh nghiệp vẫn có thể gặp phải khách hàng chậm thanh toán hoặc không có khả năng trả nợ. Khi đó, kế toán công nợ phải phối hợp với bộ phận pháp lý hoặc đội thu hồi công nợ để tìm cách giải quyết. Chẳng hạn như áp dụng thương lượng, gia hạn, hoặc thực hiện các biện pháp pháp lý để thu hồi nợ giúp giảm thiểu tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Nghiệp vụ kế toán công nợ là toàn bộ các công việc kế toán liên quan đến quản lý, theo dõi và hạch toán các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp. Mục tiêu của nghiệp vụ này là đảm bảo dòng tiền ổn định, hạn chế nợ xấu và tối ưu công tác thu hồi công nợ.
Dưới đây là 10 nghiệp vụ kế toán công nợ phổ biến mà nhân viên kế toán cần thực hiện trong doanh nghiệp:
- Ghi nhận doanh thu bán hàng, lập hóa đơn, biên bản giao hàng hoặc chứng từ liên quan để xác nhận giao dịch.
- Xuất, gửi hóa đơn đến khách hàng để yêu cầu thanh toán, đồng thời lưu trữ bản sao để theo dõi công nợ.
- Cập nhật số tiền khách hàng đang nợ, theo dõi hạn thanh toán và nhắc nhở để tránh trường hợp chậm trễ, nợ xấu.
- Quản lý công nợ nhà cung cấp, kiểm tra thời hạn thanh toán và đảm bảo thực hiện đúng cam kết.
- Ghi nhận khoản phải thu và phải trả vào hệ thống kế toán để dễ dàng theo dõi và đối chiếu.
- Định kỳ đối chiếu số liệu sổ sách với chứng từ thực tế để phát hiện sai sót, xử lý kịp thời, tránh thất thoát tài chính.
- Xử lý thanh toán từ khách hàng và nhà cung cấp, ghi nhận giao dịch và cập nhật số dư công nợ.
- Lập báo cáo công nợ để đánh giá tình hình tài chính, xây dựng kế hoạch cải tiến.
- Theo dõi, ghi nhận và quyết toán quản lý công nợ nội bộ theo quy định.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xử lý công nợ quá hạn và thu hồi nợ xấu.
Mối quan hệ tác nghiệp của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Mối quan hệ tác nghiệp được hiểu là sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán công nợ với các bộ phận nội bộ, đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý để duy trì công việc hiệu quả trong quản lý tài chính. Hãy xem các mối quan hệ thường gặp dưới đây:
- Kế toán công nợ làm việc trực tiếp với bộ phận kế toán tổng hợp để đảm bảo số liệu công nợ được ghi nhận đúng.
- Kế toán bán hàng và kế toán mua hàng cung cấp thông tin về đơn hàng, hợp đồng để đối chiếu công nợ.
- Bộ phận kinh doanh hỗ trợ kế toán trong việc thu hồi công nợ từ khách hàng.
- Đối với với khách hàng và nhà cung cấp, kế toán công nợ cần theo dõi chặt chẽ tình trạng thanh toán, gửi thông báo nhắc nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ và xử lý các tranh chấp phát sinh.
- Kế toán công nợ cũng phải tác nghiệp với cơ quan thuế và tổ chức tài chính trong việc đảm bảo việc kê khai, quyết toán thuế đúng quy định, cung cấp báo cáo tài chính liên quan đến công nợ khi cần thiết.
Dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp của Thuế Quang Huy
Quản lý kế toán là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế – kế toán. Thuế Quang Huy tự hào là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và cam kết tài chính minh bạch.
Với hơn 11 năm kinh nghiệm, đồng hành cùng Thuế Quang Huy là những nhân lực kế toán viên giàu chuyên môn. Đặc biệt là CEO Lưu Văn Tuấn, người đạt chứng chỉ CPA (Certified Public Accountant) và là Hội viên của Hội Kiểm toán Việt nam (VACPA); Hội viên của Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA).
Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện về các dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp, minh bạch và chính xác phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp của quý khách hàng!
Tại sao nên chọn dịch vụ kế toán Thuế Quang Huy?
- Trọn gói dịch vụ, giá cạnh tranh: Khách hàng không cần lo lắng về các khoản chi phí phát sinh. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính đến quyết toán thuế với mức giá tốt nhất thị trường.
- Chuyên môn, kinh nghiệm khẳng định uy tín: Đội ngũ kế toán Thuế Quang Huy am hiểu các quy định cập nhật hiện hành, có kinh nghiệm làm việc với nhiều ngành nghề, nên đảm bảo số liệu kế toán luôn chính xác, giúp doanh nghiệp tuân thủ hiệu quả.
- Tư vấn miễn phí, hỗ trợ 24/7: Thuế Quang Huy tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời mọi vấn đề phát sinh trước-sau quá trình sử dụng dịch vụ. Đến với Thuế Quang Huy, khách hàng lựa chọn sự an tâm và hài lòng.
Gọi ngay: 0917371518 (Hotline 1) – 028 62553948 (Hotline 2) để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tận tình từ các chuyên viên kế toán của Thuế Quang Huy!
Một số câu hỏi thường gặp về kế toán công nợ
Công nợ là gì?
Công nợ là các khoản phải thu hoặc phải trả phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công nợ phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp, còn công nợ phải trả là các khoản doanh nghiệp nợ nhà cung cấp, nhân viên, hoặc cơ quan thuế.
Nghiệp vụ kế toán công nợ có khó không?
Kế toán công nợ đòi hỏi sự cẩn thận, kỹ năng quản lý tài chính và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Người làm kế toán công nợ cũng cần nắm vững kiến thức chuyên môn, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán và có kỹ năng phân tích số liệu.
Dù có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và xử lý tranh chấp công nợ, nhưng với kinh nghiệm và phương pháp làm việc hiệu quả, công việc này hoàn toàn có thể làm tốt.
Kế toán công nợ có được xem là kế toán nội bộ không?
Đúng, kế toán công nợ là một phần của kế toán nội bộ, cùng với các vị trí như kế toán kho, kế toán thuế,… Công việc kế toán công nợ tập trung vào quản lý các khoản phải thu, phải trả, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tránh rủi ro tài chính.
Tổng kết, kế toán công nợ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính, tránh thất thoát, ổn định hoạt động kinh doanh. Việc quản lý công nợ không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn cần kinh nghiệm chuyên sâu để xử lý các khoản phải thu, phải trả hiệu quả.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, Thuế Quang Huy cam kết cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói – chính xác – minh bạch. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn, báo giá và lên kế hoạch tối ưu kế toán doanh nghiệp của bạn!
