Kê khai thuế là gì? Hồ sơ khai thuế bao gồm những gì? Đây là những kiến thức quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Bởi vì, nếu không thực hiện đúng thủ tục kê khai thuế và nộp hồ sơ đầy đủ, đúng hạn, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình thức xử phạt nặng nề, từ phạt tiền đến tạm ngừng hoạt động kinh doanh.
Để tránh những rủi ro này, việc tuân thủ đúng các quy định về kê khai thuế là điều vô cùng cần thiết. Bài viết sau Thuế Quang Huy sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này. Tìm hiểu ngay!
Văn bản pháp luật quy định về kê khai thuế:
- Luật Quản lý thuế 2019 quy định nêu rõ các nguyên tắc khai thuế, tính thuế, quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, cơ quan thuế.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP) hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2019, quy định về kê khai, tính thuế và nộp thuế, hồ sơ khai thuế, các trường hợp người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành các quy định về quản lý thuế, kê khai thuế, hoàn thuế và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, cá nhân, xác định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng đối tượng cụ thể.
Định nghĩa kê khai thuế là gì?
Kê khai thuế là gì?
Kê khai thuế là quá trình cá nhân, tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin về thu nhập, chi phí, tài sản, và các khoản khấu trừ thuế theo quy định để xác định số thuế phải nộp cho nhà nước. Đây là một nghĩa vụ pháp lý nhằm đảm bảo sự minh bạch trong quản lý thuế.
Hiện nay, quy trình kê khai thuế có thể thực hiện bằng hồ sơ giấy hoặc qua hệ thống khai thuế điện tử, giúp đơn giản hóa thủ tục và tăng cường tính chính xác. Nếu kê khai sai hoặc chậm nộp, người nộp thuế có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Kê khai thuế để làm gì?
Kê khai thuế là một bước quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định. Việc kê khai không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cụ thể hơn:
- Tính toán chính xác số thuế phải nộp: Giúp doanh nghiệp và cá nhân tránh bị truy thu hoặc phạt chậm nộp.
- Hưởng ưu đãi thuế: Một số chính sách miễn giảm thuế chỉ áp dụng khi kê khai đầy đủ.
- Dễ dàng quản lý tài chính: Doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế tốt hơn.
- Tạo uy tín khi vay vốn hoặc hợp tác: Minh bạch tài chính giúp nâng cao độ tin cậy trong giao dịch kinh doanh.
Trường hợp thực tế, công ty X hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm và muốn vay vốn từ ngân hàng để mở rộng nhà máy tại Bình Dương. Khi xét duyệt khoản vay, ngân hàng yêu cầu công ty cung cấp báo cáo tài chính và hồ sơ thuế đã kê khai đầy đủ.
Nhờ kê khai thuế chính xác và minh bạch, công ty X chứng minh được doanh thu, lợi nhuận và khả năng tài chính ổn định của mình. Ngân hàng nhanh chóng phê duyệt khoản vay với lãi suất ưu đãi. Ngược lại, nếu công ty không kê khai đúng hoặc thiếu minh bạch, ngân hàng có thể từ chối khoản vay hoặc áp dụng lãi suất cao hơn do rủi ro tài chính.
Hướng dẫn các bước thực hiện hồ sơ khai thuế
Cùng Thuế Quang Huy tìm hiểu chi tiết các bước cần thực hiện để làm hồ sơ khai thuế là gì theo hướng dẫn sau!
Chuẩn bị hồ sơ khai thuế
Trước khi nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Điều 43 Luật Quản lý thuế 2019. Hồ sơ bao gồm:
- Hồ sơ khai thuế theo tháng/quý, tương đương các tờ khai thuế tháng hoặc quý.
- Hồ sơ khai thuế theo năm, gồm tờ khai thuế năm, hồ sơ khai quyết toán thuế, báo cáo tài chính, tờ khai giao dịch liên kết (nếu có).
- Hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh, gồm tờ khai thuế, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan.
- Hồ sơ khai thuế hàng hóa xuất nhập khẩu, hồ sơ hải quan.
- Hồ sơ khai thuế khi chấm dứt hoạt động/doanh nghiệp, trong đó có tờ khai quyết toán thuế, báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hoạt động, giấy tờ chứng từ liên quan,…
Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các giấy tờ để tránh sai sót trong quá trình kê khai.
Thực hiện nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ kê khai thuế bằng 2 phương thức: trực tiếp tại cơ quan thuế, hoặc trực tuyến qua hệ thống Thuế điện tử.
Nộp hồ sơ kê khai thuế trực tiếp
- Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
- Bước 2: Đến cơ quan thuế có thẩm quyền nơi đặt trụ sở chính để nộp. Xem thêm Lưu ý bên dưới.
- Bước 3: Cán bộ thuế tiếp nhận và xác nhận hồ sơ.
- Bước 4: Doanh nghiệp nhận biên nhận nộp hồ sơ.
Lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc tại tỉnh khác: Doanh nghiệp cần kê khai thuế tại trụ sở chính, đồng thời cần phân bổ nghĩa vụ thuế phải nộp theo từng địa phương, dựa trên nguồn thu ngân sách nhà nước mà từng địa phương đó được hưởng.
- Đối với nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử hoặc nền tảng số tại Việt Nam: Nhà cung cấp này có nghĩa vụ thực hiện đăng ký thuế, khai thuế và nộp thuế tại Việt Nam, mặc dù không có cơ sở thường trú tại đây. Họ có thể thực hiện các thủ tục thuế trực tiếp hoặc ủy quyền cho một bên đại diện để thực hiện thay.
Nộp hồ sơ kê khai thuế trực tuyến
Hình thức khai thuế trực tuyến này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác. Các bước thực hiện gồm:
- Bước 1: Đăng ký chữ ký số doanh nghiệp. Doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để đăng ký. Sau đó, cài đặt và kích hoạt chữ ký số trên thiết bị.
- Bước 2: Đăng nhập và đăng ký tài khoản kê khai thuế qua mạng bằng cách truy cập đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và thực hiện mở tài khoản theo hướng dẫn.
- Bước 3: Thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế điện tử. Hãy chọn loại tờ khai cần nộp, điền đầy đủ thông tin theo mẫu và kiểm tra lại thông tin cho chính xác.
- Bước 4: Thực hiện ký điện tử vào tờ khai thuế. Tiếp theo nhấn “Gửi tờ khai” để nộp lên hệ thống.
- Bước 5: Xác minh trạng thái nộp tờ khai trên hệ thống, kiểm tra phần tra cứu trên hệ thống để xem tình trạng tờ khai. Nếu có lỗi, thực hiện điều chỉnh và nộp lại.
Các quy định khi thực hiện kê khai thuế
Khi thực hiện kê khai thuế, người nộp thuế cần đảm bảo đáp ứng các quy định như phải khai báo chính xác, nộp hồ sơ đúng hạn, và tự tính số tiền thuế theo các nguyên tắc kê khai của pháp luật. Ngoài ra, người nộp thuế sẽ có các nghĩa vụ nhất định cần hoàn thành trong quy trình này. Dưới đây là những quy định cụ thể cần biết:
Các nguyên tắc khi kê khai thuế
Khai báo chính xác và trung thực
Khi kê khai thuế, người nộp thuế phải đảm bảo tất cả thông tin trên tờ khai là chính xác và trung thực. Nếu cung cấp thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến sai sót trong việc tính thuế sau đó, gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Do đó, mọi số liệu về doanh thu, chi phí, thuế suất và các thông tin liên quan phải được ghi chép rõ ràng, đúng thực tế theo quy định của pháp luật.
Nộp hồ sơ đúng thời hạn
Để tránh bị phạt vì vi phạm quy định về thuế, người nộp thuế phải nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn mà cơ quan thuế yêu cầu. Các doanh nghiệp cần lưu ý ngày hết hạn nộp hồ sơ để hoàn thành thủ tục đúng hạn. Trường hợp chậm nộp hồ sơ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn có thể đưa đến các khoản phạt nặng.
Tự tính và nộp đúng số tiền thuế
Người nộp thuế cần tự tính toán chính xác số tiền thuế phải nộp dựa trên doanh thu và các chi phí hợp lý đã được quy định. Nếu có sự sai lệch trong việc tính toán, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và chịu các khoản phạt bổ sung. Thực tế, quá trình tự tính và nộp thuế đúng sẽ giúp các doanh nghiệp chủ động và tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro thuế.
Trách nhiệm của người nộp thuế
Đăng ký thuế và sử dụng mã số thuế theo đúng quy định
Để hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải thực hiện đăng ký thuế tại cơ quan thuế có thẩm quyền và nhận mã số thuế. Mã số thuế là một mã định danh duy nhất, giúp cơ quan thuế theo dõi và quản lý các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần sử dụng mã số thuế khi thực hiện các giao dịch liên quan đến thuế, chẳng hạn như kê khai thuế, nộp thuế, hoặc giao dịch với các đối tác.
Lưu trữ và cung cấp thông tin khi cần thiết
Một trong những trách nhiệm quan trọng của người nộp thuế là lưu trữ đầy đủ và chính xác tất cả các tài liệu và chứng từ liên quan đến thuế. Điển hình các tài liệu này bao gồm hóa đơn, hợp đồng, biên lai thanh toán, cũng như các giấy tờ kế toán khác. Các tài liệu này cần được lưu trữ trong thời gian quy định để đảm bảo có thể cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.
Tuân thủ các quy định về kế toán và hóa đơn
Doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ các quy định về kế toán và hóa đơn để bảo đảm tính hợp pháp của các giao dịch tài chính. Theo đó, các doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn hợp pháp trong mọi giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, thực hiện ghi chép sổ sách kế toán chính xác.
Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng bán lẻ sản phẩm điện tử, khi khách hàng mua một chiếc điện thoại trị giá 10 triệu đồng, cửa hàng phải xuất hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) với đầy đủ thông tin về sản phẩm, giá trị và thuế suất. Hóa đơn này không chỉ dùng để chứng minh giao dịch mà còn để ghi vào sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thuế phải nộp.
Nếu cửa hàng không xuất hóa đơn hoặc ghi chép sai số liệu vào sổ sách kế toán, họ có thể bị xử phạt và gặp trở ngại trong việc chứng minh nghĩa vụ thuế của mình khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.
Hành vi nghiêm cấm khi kê khai thuế
- Gian lận và trốn thuế: là các hành vi cố ý khai báo sai lệch thông tin về doanh thu, chi phí hoặc các khoản thuế phải nộp nhằm giảm bớt nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Hành vi này không chỉ vi phạm pháp luật mà còn gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước.
- Thông đồng với cán bộ thuế: là hành vi bất hợp pháp khi người nộp thuế hoặc cán bộ thuế cùng nhau thực hiện các hành động sai trái để giảm nghĩa vụ thuế hoặc che giấu các giao dịch thuế. Chẳng hạn như một doanh nghiệp có thể thông đồng với cán bộ thuế bằng cách khai sai mức doanh thu hoặc chi phí sản xuất, đổi lại nhận khoản tiền hoa hồng.
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp: là các dấu hiệu sử dụng hóa đơn giả, không hợp lệ hoặc không có giá trị pháp lý để chứng minh các giao dịch tài chính. Việc này có thể khiến doanh nghiệp tránh né thuế hoặc tạo ra sự gian lận trong sổ sách kế toán, là hành vi bị nghiêm cấm.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Như Thuế Quang Huy đã đề cập ở phần Nguyên tắc, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được xem là yêu cầu vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Chậm nộp, không nộp đúng hạn có thể dẫn đến các hình phạt và các vấn đề pháp lý không hề mong muốn cho doanh nghiệp của bạn.
Hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khai và nộp theo quý, và mỗi quý sẽ có một hạn chót để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ này. Cụ thể, hạn nộp tờ khai thuế GTGT cho quý 1 là ngày 30 tháng 4, quý 2 là ngày 31 tháng 7, quý 3 là ngày 31 tháng 10, và quý 4 là ngày 31 tháng 1 của năm sau.
Mặc dù doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn đầu vào hay đầu ra, họ vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT đúng hạn. Như vậy, nếu một công ty không có hoạt động kinh doanh trong quý 1, họ vẫn phải nộp tờ khai vào ngày 30 tháng 4.
Hạn nộp hồ sơ khai thuế môn bài
Theo quy định của pháp luật hiện hành, đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc có sự thay đổi về vốn điều lệ, việc khai thuế môn bài cần được thực hiện trước ngày 30 tháng 01 của năm sau năm bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ví dụ: Nếu một công ty mới thành lập vào tháng 11 năm 2024, họ sẽ phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài trước ngày 30 tháng 01 năm 2025.
Hạn nộp báo cáo tài chính năm
Doanh nghiệp phải lập và nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế, dù có phát sinh hoạt động kinh doanh hay không. Hạn chót để nộp báo cáo tài chính là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch. Như vậy, đối với doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12, phải nộp báo cáo tài chính trước ngày 31 tháng 3 năm sau.
Hãy đảm bảo: Doanh nghiệp của bạn luôn chủ động và chính xác trong việc khai thuế, nộp báo cáo đúng hạn để tránh các hình phạt không đáng có. Nếu cần hỗ trợ về nộp hồ sơ khai thuế hoặc các vấn đề thuế, chúng tôi sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, trọn gói uy tín nhất!
Tìm hiểu ngay dịch vụ Thuế Quang Huy ngay phần tiếp theo!
Thuế Quang Huy hỗ trợ kê khai thuế uy tín, nhanh chóng
Thuế Quang Huy tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ kê khai thuế trọn gói, nhanh chóng với hơn 13 năm hoạt động lành nghề. Chúng tôi giúp các khách hàng, doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế, kế toán, pháp lý hiện hành.
CEO Lưu Văn Tuấn là chuyên gia kiểm toán CPA, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, tài chính và thuế. Ông là người sáng lập và dẫn dắt công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế Và Cung Ứng Lao Động Quang Huy (thường gọi Thuế Quang Huy) với sứ mệnh hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các thách thức liên quan thủ tục hành chính, tài chính và thuế.
Với đội ngũ chuyên gia giàu năng lực và kiến thức chuyên môn cao, Thuế Quang Huy cam kết mang đến sự hỗ trợ tốt nhất, giảm thiểu tối đa rủi ro cho khách hàng của chúng tôi!
Dịch vụ kê khai thuế của Thuế Quang Huy
- Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện các hồ sơ thuế, báo cáo tài chính,…
- Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thuế môn bài, và các loại thuế khác.
- Kê khai thuế trực tuyến và nộp thuế qua hệ thống điện tử, giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng với chi phí cạnh tranh nhất thị trường.
Chi phí dịch vụ kê khai thuế của Thuế Quang Huy
Chi phí dịch vụ kê khai thuế Thuế Quang Huy chỉ từ 500K, đảm bảo trọn gói, linh hoạt và hợp lý, phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng với mức giá cạnh tranh, đảm bảo giá trị cao cho khách hàng, hướng tới sự đồng hành lâu dài, uy tín.
Cam kết dịch vụ tại Thuế Quang Huy
- Chính xác và kịp thời: Đảm bảo tất cả các tờ khai thuế được nộp đúng hạn và chính xác, hạn chế tình huống doanh nghiệp sai sót do vi phạm và bị hình phạt từ cơ quan thuế.
- Tư vấn chuyên sâu: Đem đến dịch vụ thuế tối ưu và hỗ trợ tư vấn miễn phí, giải đáp thường xuyên các thắc mắc để khách hàng hiểu rõ và thực hiện các nghĩa vụ thuế hiệu quả.
- Giải pháp toàn diện: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ việc kê khai thuế đến giải quyết các vấn đề thuế phát sinh, nhờ đó khách hàng an tâm vào công chuyện kinh doanh, thay vì đau đầu vì thủ tục hành chính rườm rà.
Dịch vụ kê khai thuế tại Thuế Quang Huy – Đảm bảo thuế luôn đúng hạn, không lo vi phạm!
Câu hỏi thường gặp về kê khai thuế là gì
Có những loại tờ khai thuế nào?
Các loại tờ khai thuế bao gồm:
- Tờ khai thuế tháng: Dành cho các doanh nghiệp và cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế hàng tháng, thường được nộp vào cuối tháng hoặc theo quy định của cơ quan thuế.
- Tờ khai thuế quý: Được nộp vào cuối mỗi quý, áp dụng dành cho các doanh nghiệp, cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế theo quý.
- Tờ khai thuế năm: Dành cho doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính và tính toán thuế phải nộp trong suốt cả năm.
Khi nào có thể nộp bổ sung hồ sơ khai thuế?
Bạn có thể nộp bổ sung hồ sơ khai thuế khi phát hiện có sai sót trong tờ khai thuế đã nộp. Pháp luật cho phép bạn sửa lỗi này bằng cách khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót. Tuy nhiên, việc nộp bổ sung phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thanh tra hoặc kiểm tra.
Xử lý tờ khai bị trùng do kê khai bổ sung nhiều lần trong cùng kỳ thuế như nào?
Khi có sự trùng lặp trong quá trình khai bổ sung hồ sơ thuế cho cùng một kỳ tính thuế, người nộp thuế cần phải điều chỉnh lại tờ khai bổ sung sao cho số lần khai bổ sung trong tờ khai mới phải tương ứng với số lần khai bổ sung của tờ khai liền trước cộng thêm 1.
Đối tượng nào phải kê khai thuế TNCN?
Cá nhân phải kê khai thuế TNCN nếu họ có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Cụ thể các đối tượng:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Trả tiền lương, tiền công cho người lao động, kể cả khi không có nghĩa vụ khấu trừ thuế (trừ khi không phát sinh thu nhập).
- Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Người có thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa, hoặc cư trú tại Việt Nam trên 183 ngày trong 12 tháng liên tục.
- Cá nhân không cư trú: Là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam và kết thúc hợp đồng trước khi xuất cảnh, họ phải làm thủ tục quyết toán thuế. Nếu không tự làm, có thể ủy quyền cho công ty trả thu nhập để thực hiện thay.
Căn cứ pháp lý: Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Công văn 883/TCT-DNNCN.
Vậy tóm lại, kê khai thuế là gì? Đây là quá trình mà các tổ chức, cá nhân thực hiện khai báo về thu nhập, chi phí và các khoản thuế phải nộp cho cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Việc kê khai thuế đúng và đủ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thực hiện kê khai thuế chính xác và trọn gói, liên hệ Thuế Quang Huy ngay để nhận dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp!
*Nguồn tham khảo:
(1): https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/83A4E08-hd-khai-thue-la-gi-nguoi-nop-thue-thuc-hien-viec-khai-thue-tai-dau-theo-quy-dinh-phap-luat-ve-thue.html
